Электронное управление документами: сущность и перспективы применения

Abstract

Статья посвящена содержанию и перспективам применения технологий электронного управления документами на стадиях их оперативного использования в административных и других социально значимых сферах, передачи в архив и организации работы с ними как объектами долговременного или постоянного хранения. Основное внимание уделено методологическим подходам и технологическим условиям, которые могут обеспечить процесс существования документов в электронной информационной среде без перевода в бумажную форму в условиях отсутствия законодательно предусмотренной необходимости. В первой части статьи определена сущность электронного управления документами и представлена его связь с другими реализуемыми информационными процессами. Далее на основе методов моделирования и организационного проектирования представлены сферы эффективного и практически доступного применения технологий электронного управления документами. Среди них определены создание унифицированных систем документации, систематизация учетной части поисковых данных о входящих в их состав документах, организация хранения этих информационных ресурсов в облачной среде и осуществление к ним различных уровней авторизованного доступа. В связи с этим представлены возможности применения технологии искусственного интеллекта в управлении документами.