М. В. Доброва, Е. А. Белугина
Книгообеспеченность учебного процесса. Как ее подсчитать?
Приказом Министерства образования No864 от 12.11.99. с 1 января 2000 года в стране была введена процедура комплексной оценки деятельности (КОД) вуза, основанная на объединении процедур повторного лицензирования, аттестации и государственной аккредитации. Большое внимание в ходе осуществления КОД вуза уделялось информационно-методическому обеспечению учебного процесса и, в том числе, оценке количественного и качественного состояния библиотечных фондов. Причины такого повышенного интереса понятны: с одной стороны, за годы безденежья учебные фонды обеднели и состарились, а с другой – именно с 2000 года возобновилось бюджетное финансирование комплектования библиотек, и требовался внешний стимул для того, чтобы вузы использовали эти средства по назначению.
Что же до самих библиотек, то проблема книгообеспеченности учебного процесса всегда была в зоне их повышенного внимания. Это естественно, так как без ясного понимания положения дел с учебной литературой невозможно осуществлять полноценное комплектование фонда и эффективное обслуживание читателей. Для оценки книгообеспеченности в распоряжении библиотек имелись следующие инструменты:
Карточная картотека книгообеспеченности учебного процесса появилась в вузовских библиотеках в конце 70-х годов по инициативе Министерства образования. Громоздкая, очень трудоемкая и малоэффективная, она просуществовала до начала 90-х. Как только внимание со стороны руководства ослабло, большинство библиотеки отказалось от ее ведения.
Фонд контрольного экземпляра учебников, появившийся в библиотеках вузов примерно в это же время, имел более счастливую судьбу. Наглядность, удобство и простота организации позволяли использовать его не только для книгообеспеченности, но также для изучения использования учебного фонда и для работы с кафедрами. Поэтому, например, в библиотеке Уральского государственного горного университета этот фонд до сих пор существует, и с ним ведется постоянная и активная работа.
Анализ читательского спроса как инструмент оценки книгообеспеченности давал возможность получить приблизительную картину, описываемую словами «много» или «мало» (того или иного учебника в фонде). Это помогало, хотя и с запозданием, вести докомплектование учебного фонда, но не более того.
В целом, можно сказать, что ни один из имевшихся в распоряжении библиотеки инструментов не позволял получить точную информацию, тем более что уровень книгообеспеченности зависит не только от состояния учебного фонда библиотеки, но и от структуры и организации самого учебного процесса. По мнению специалистов, к очевидным недостаткам современного высшего образования относятся излишняя дифференциация перечня специальностей, особенно инженерных, раздробленность и раздутость учебных планов. Общее количество дисциплин, читаемых в вузах, огромно. Сплошь и рядом наблюдается дублирование и параллелизм. Одна и та же дисциплина может читаться разными кафедрами для разных специальностей в разные семестры. Один и тот же учебник может использоваться для нескольких мелких дисциплин. И так далее.
Учесть все эти нюансы, переработать огромный объем информации и получить точные цифры в век торжества компьютерных технологий было бы вполне логично поручить машине. Тем более, что выполнение упомянутого выше приказа No864 потребовало от библиотеки не только расчета коэффициента книгообеспеченности по циклам дисциплин, но и определения соотношения учебной и учебно-методической, основной и дополнительной литературы, степень новизны учебников, процент изданий с грифом и т.д. Как воздух нужна была программа с широкими возможностями, позволяющая ответить на все эти вопросы. И разнообразные решения не замедлили появиться. Предлагаем вашему вниманию небольшой обзор, сделанный по информации, размещенной в сети Интернет.
Все реализованные в настоящее время возможности создания и ведения электронной картотеки книгообеспеченности можно условно разделить на 4 группы:
К первой группе относится довольно много библиотечных программ, имеющих модуль книгообеспеченности: АБИС МАРК SQL, АБИС РУСЛАН, система Ирбис, библиотечная программа LIBER MEDIA, АБИС «A-Elite».
Следует отметить, что до недавнего времени в АБИС вообще отсутствовала функция ведения и расчета книгообеспеченности, и необходимость ее появления в основном обусловлена запросами Министерства образования. Поэтому соответствующие АРМ и подсистемы АБИС появились сравнительно недавно, многие из них находятся в стадии отладки, что вызывает справедливые нарекания пользователей.
Ко второй группе можно отнести программы книгообеспеченности, связанные с АБИС лишь конверторами. Так, в дополнение к самой распространенной в ВУЗах АИБС «Библиотека» создана подсистема «Книжная учебная база» (КУБ).
В то же время некоторые ВУЗы, видимо, не удовлетворенные возможностями этой подсистемы, разрабатывают свои собственные модули книгообеспеченности к АИБС «Библиотека» – это МИФИ, Тульский государственный университет им. Л. Н. Толстого.
К этой группе относится и программа книгообеспеченности «Экслибрис». Организатором и менеджером проекта является журнал «Библиотеки учебных заведений».
К третьей группе можно отнести реализованную в научной библиотеке Уральского государственного университета и Уральской государственной архитектурно-художественной академии электронную картотеку книгообеспеченности на базе электронного каталога в АИБС «МАРК». Она позволяет получать все необходимые расчетные данные таблиц обеспеченности, требующиеся при аттестации и аккредитации университета, включая подсчет в фонде количества литературы с учебными грифами.
Но в этом случае легко можно рассчитать коэффициенты по кафедрам и дисциплинам, если каждая книга используется лишь на одной кафедре и для одной специальности. А если книга используется для подготовки студентов по 23-м специальностям, и количество студентов, использующих эту книгу в разные семестры на разных курсах, отличается, то автоматический расчет в этом случае невозможен – АИБС МАРК обладает одномерной структурой и не приспособлена для работы со встроенными взаимосвязанными полями. Кроме того, поскольку вся информация о книгообеспеченности вводится непосредственно в электронный каталог книг, а учебные планы регулярно изменяются, возникает проблема регулярно корректировать соответствующие поля всех записей учебной литературы в электронном каталоге.
Общий недостаток таких решений картотек книгообеспеченности – требуется вводить большие объемы информации по учебным планам: сведения о факультетах, специальностях, кафедрах, дисциплинах, количестве студентов по специальностям и курсам, а в некоторых случаях, когда нет прямой связи с АИБС, конвертировать записи из электронного каталога, и все это – только для анализа книгообеспеченности учебного процесса. Поэтому эта работа, как правило, весьма трудоемкая лежит на библиотеке.
Пожалуй, самое интересное решение реализовано в Удмуртском госуниверситете. Они пошли по пути создания собственной Интегрированной информационно-аналитической системы (ИИАС) управления ВУЗом. В Ижевске объединили и связали в единое целое университетское информационное пространство: систему управления ВУЗом, систему документооборота, АБИС, в том числе и подсистему книгообеспеченности. В полном объеме эта информация содержится в первичных документах – приказах по движению контингента студентов. Своевременный ввод приказов в систему обеспечивают деканаты и учебно-методический департамент.
При этом библиотекарям обеспечен непосредственный доступ к необходимым данным (студенты, сотрудники, учебные планы, рабочие программы по дисциплинам), а библиотека университета ведет и поддерживает в актуальном состоянии электронные каталоги книг, статей и проч. При обработке списка рекомендуемой литературы библиотекарь разыскивает нужные записи в электронном каталоге (при отсутствии – создает) и связывает их с теми дисциплинами рабочих учебных планов, по которым эта литература рекомендована в качестве основной или дополнительной. Операция в большинстве случаев сводится к поиску и простановке меток. Таким образом, выполняется начальный ввод информации о книгообеспеченности. Наличие в электронном каталоге данных о грифе Учебно-методического объединения (УМО) и количестве экземпляров, а в ИИАС готовых данных о контингенте студентов, позволяет провести расчет показателей книгообеспеченности учебного процесса.
Построение АБИС как составной части общей информационной системы позволяет совместить специфичную библиотечную информацию (отметки о посещениях библиотеки, нарушениях, книговыдаче) с общеиспользуемой информацией о студенте или сотруднике. Сведения о задолженности библиотеке могут быть легко предоставлены деканатам, информационно-кадровому управлению, бухгалтерии. Появляется возможность исключения из оборота некоторых документов (например, обходных листов при увольнении сотрудника или отчислении студента).
К аналогичному решению использования уже существующих информационных ресурсов ВУЗов, их интеграции пришли в Пермском государственном техническом университете. Казанский государственный технологический университет активно начал разработку интегрирования АИБС «МАРК-SQL» в систему управления ВУЗом.
Наша библиотека, в свое время столкнувшись с проблемой расчета книгообеспеченности, сделала выбор в пользу программы «Экслибрис». Знакомство с демонстрационной версией произвело на нас самое благоприятное впечатление. В первую очередь подкупало обилие выходных форм. Сформировав три основных каталога – факультетов и специальностей, кафедр и дисциплин и, наконец, фонда учебной литературы – можно было получить ответ на любой вопрос. Через опцию «Отчеты» можно было получить информацию по книгообеспеченности специальности, кафедры, отдельной дисциплины и циклу дисциплин, т. е. получить ответ на стандартный запрос. Опция «Фильтр» давала возможность самостоятельно сформировать запрос по пятнадцати показателям. Программа связывала все три каталога логическими связями, и это позволяло при однократном вводе информации многократно ее использовать.
Программа была проста в настройках и эксплуатации, недорога, кроме того, в ее пользу свидетельствовало то, что она анонсировалась профессиональным журналом.
В 2002 году мы приобрели автоматизированную картотеку книгообеспеченности «Экслибрис» и в течение 4-х лет вплотную с ней работали. Однако в процессе ее эксплуатации выявились следующие серьезные недостатки:
И, наконец, нельзя не отметить некорректное поведение разработчиков программы. В определенный момент они просто перестали отвечать на наши письма, фактически бросив на произвол судьбы, хотя по условиям договора были обязаны оказывать консультативную помощь.
Можно сделать вывод, что достоинства программы перекрываются ее недостатками.
Таким образом, пока нет универсального, простого и надежного решения проблемы. Каждая библиотека самостоятельно, лучше или хуже выходит из ситуации, когда необходимы статистические данные по книгообеспеченности учебной литературой определенной специальности или дисциплины.
Однако будущее, как нам кажется, за интегрированной информационной системой, поддерживающей единое информационное пространство ВУЗа, хотя создание ее – необыкновенно сложная задача, а покупка готовой системы обойдется очень дорого. Альтернативный и более доступный вариант – приобретение современной АИБС, включающей модуль или подсистему книгообеспеченности.