Третья Всероссийская научно-практическая конференция "Университетская библиотека на рубеже тысячелетий: выбор пути"
[05.12.2000 - 07.12.2000]

В. В. Таскин

Опыт становления научной библиотеки Уральского государственного экономического университета в процессе внедрения инноваций

Научная библиотека УрГЭУ была основана на базе филиала библиотеки бывшего Московского института народного хозяйства им. В.Плеханова. Все эти годы она пыталась решать важнейшие задачи по созданию наиболее полной информационной базы, наиболее полного и быстрого обеспечения информацией индивидуальных читательских запросов, т.е. решала задачи создания системы информационного обеспечения учебного и научно исследовательского процесса в вузе. Структура библиотеки включает 8 отделов и 12 секторов, хорошо оборудованный читальный зал на 300 посадочных мест. Фонд библиотеки универсальный. В основном скомплектован по профилю вуза и насчитывает более 500 000 экземпляров (66 000 названий). Ежегодное поступление книг – более 23 000 экземпляров (около 2000 названий). В течении года библиотека обслуживает около 24 000 читателей (по единому читательскому билету – 9 500(11 500)), общее количество посещений за год – 362 000. Книговыдача составляет около 750 000 экземпляров. Библиотека является участником корпоративного проекта "Consensus omnium: корпоративная сеть библиотек Урала".
Проблемы вузовских библиотек напрямую связаны с социально-экономическими условиями, которые заставляют их искать сво¨ место в информационной среде. Такое положение дел требует движения впер¨д, т.е. применения новшеств, инноваций, которые затрагивают библиотекарей, пользователей, формы и качество обслуживания. Использование инноваций – условие и показатель развития библиотеки. И Научная библиотека УрГЭУ также приступила к внедрению инноваций, пытаясь найти свою нишу в новых условиях существования. Компьютеризация является сегодня приоритетным направлением деятельности Библиотеки.
В связи с этим в ноябре 1996 г. был составлен и представлен Совету университета – комплексный технико-экономический проект автоматизации деятельности научной библиотеки УрГЭУ. Он включал детальное изучение опыта и проблем автоматизации существовавших на тот день, проект прокладки Локальной вычислительной сети(ЛВС), а также анализ компьютерной техники и е¨ выбора, с непосредственным поэтапным внедрением.
В результате в конце ноября для автоматизации библиотеки УрГЭУ было приобретено 3 персональных компьютера класса Pentium 100 и Открытый библиотечный программный комплекс "Библиотека 4.02 - Электронный каталог", что позволило начать ведение электронного каталога (ЭК) "Книги" отделом научной обработки литературы – ОНОЛ. Сотрудники отдела стали зодчими новейших принципов построения технологической версии справочно-библиографического аппарата библиотеки. Так как процесс внедрения начался незамедлительно, именно им пришлось взвалить на свои плечи все трудности, связанные с обучением в кратчайший срок, непосредственной психологической и технической адаптацией. С одной стороны нежелание обременять себя новыми заботами, а с другой стороны реальность, требующая кардинального изменения принципов и методов работы, необходимая для построения информационной супермагистрали окончательно отсеяли всякие сомнения. Неопытность и боязнь новых технологий, технологий неизвестных до этого момента, накладывали свой отпечаток в работе. Создаваемые библиографические записи были не точны. И в этом была не только вина сотрудников отдела, но и нехватка справочной информации, обучение в кратчайшие сроки, отсутствие необходимой техники и коммуникаций. Но вс¨ хорошее требует времени...
В течение следующего 1997года был реализован второй этап программы комплексной автоматизации Научной библиотеки. Были приобретены ПК в следующие подразделения: отдел книгохранения, абонементы учебной и художественной литературы, справочно-библиографический отдел, отдел комплектования и читальный зал, а также сервер ЛВС и другая периферийная и коммуникационная техника. После первоначальной установки АБИС была подвергнута трансформации и адаптирована под конкретные внутрибиблиотечные процессы. Приобретенное оборудование и проделанная работа по построению структурированной кабельной системы позволили организовать деятельность всех отделов библиотеки в едином информационном пространстве и полнофункционально использовать возможности ИБП "Библиотека 4.02" по формированию сетевых баз данных и электронного документооборота. Постепенно стали вестись и наполняться ЭК: "Книги", "Авторефераты", "Диссертации", "Статьи", "Периодика", "Хранение".
Декабрь 1998 года – особый этап в работе библиотеки. Именно тогда на очередном методическом совещании было принято решение о кардинальном технологическом изменении совместной работы отделов и ведении единого ЭК. Раздельное ведение ЭК "Книги" и "Хранение" не давало единовременного доступа к информации об издании, а также проводилось ненужное дублирование информации в 2-х ЭК. Вследствие этого были произведены следующие действия:

1. Слияние 3-х ЭК "Книги", "Авторефераты", "Диссертации" в один "Книги" - в результате произошло создание единого ЭК на все поступающие издания.
2. Слияние ЭК "Книги" и ЭК "Хранение" - присутствие в ЭК полной информации о распределении фонда внутри библиотеки.
3. Начало работы Отдела комплектования (ОКЛ) литературы в ЭК Книги».

Этот процесс, называемый «Путь книги», развился на принципиально новом технологическом и информационном уровне. Каждая новая партия проходит регистрацию в ОКЛ с созданием новой записи или продолжением существующей, в зависимости от того новое ли это издание, или уже отраж¨нное в ЭК, с занесением информации для создания инвентарной книги и КСУ. ОНОЛ вносит все необходимые элементы библиографического описания для получения полной библиографической записи согласно ГОСТУ и производит распечатку каталожных карточек и формуляров. Отдел книгохранения вносит данные о распределении фонда и организует непосредственную передачу по отделам с оформлением необходимой документации об ответственности.
В результате вышеперечисленных изменений три отдела: ОКЛ, ОНОЛ и ОКХ избавились не только от необходимости вести отдельные БД и дублировать информацию друг друга, но и получили единый информационный, полномасштабный доступ. Сегодня это не просто ЭК, а сложнейший справочно-поисковый механизм с системой электронного документооборота, на базе которого ведутся следующие картотеки:

1. Картотека книгообеспеченности (ККО) – она создана на базе вновь созданного поля "Дисциплина", в котором указывается соответствующий изданию преподаваемый в университете курс, а также внешнего словаря – который содержит не только перечень дисциплин(собственно из которого и происходит заполнение этого поля), но и список всех кафедр с количеством студентов, изучающих эту дисциплину. Внешний же словарь позволяет установить общее количество названий учебных пособий по конкретной дисциплине. Преподаватели высоко оценили возможности ЭК в этом направлении и часто ограничиваются поиском информации только в ПК. Тем не менее в традиционной картотеке остались издания до 1996 года;
2. Картотека текущего комплектования – создана на базе 2-х вновь созданных полей: "Предложения" и "Заказы" с собственной системой кодировки. В них фиксируется номер заказа и поставщик. Ежеквартально ЭК анализируется, и в случае не выполнения заказа, последний повторяется. В конце года эти записи уничтожаются с предварительным составлением списка неполученных изданий. Данная картотека позволяет улучшить работу с накладной документацией и поставщиками.
3. Картотека брошюрного фонда и безынвентарного уч¨та - создана на базе существующих полей, в которых содержится информация о N КСУ, типе литературы, е¨ количестве, данных об инвентарном и безынвентарном уч¨те. На их базе создаются накладные и пут¨вки для сопровождения по отделам библиотеки.
4. Индикаторная картотека подсобных фондов – создана на базе существующих и вновь созданных полей, в которых отражена информация о распределении и месте хранения(отделе фондодержателя) того или иного ресурса.

На сегодняшний день ведутся следующие ЭК:

таблица I

Количественная характеристика Электронных каталогов на 01.12.2000

Но давайте проанализируем динамику наполняемости ЭК в период 1996-2000гг.:

Рис. I

Рис. 2

Зачастую, давая характеристику своим ЭК, библиотеки почему-то выделяют в качестве ЭК только "Книги", а остальные базы данных(БД) - вспомогательные и не имеющие большой значимости. В нашей библиотеке наряду с ЭК "Книги" ведутся ещ¨ 8 ЭК, что требует не меньше усилий и времени по их созданию:

1. Статьи – вед¨тся совместно тремя отделами: СБО, НМР и АХЛ, каждый из которых заполняет ЭК в соответствии направлением своей деятельности, ведущихся тем и видов описываемых изданий. Он содержит библиографическое описание статей из сборников научных трудов УрГЭУ, центральных и местных периодических изданий(и частично глав из книг) по экономике, проблемам образования, торговле, товароведению, общественному питанию, здравоохранению, психологии и др.
2. "Периодика". Вед¨тся всеми отделами, имеющими в составе фонда периодические и информационные издания, во главе с ОКЛ. ОН содержит библиографическое описание, уч¨тно-регистрационную информацию(сроки хранения, цены, периодичность, экземплярность) о всех периодических изданиях в отделах-фондодержателях.
3. "Читатели". Ведется всеми отделами библиотеки, во главе с АУЛ и АНЛ, которые вводят первоначальную информацию о читателях, а остальные отделы обслуживания и СБО проводят регистрацию и перерегистрацию. ЭК содержит информацию о контингенте читателей библиотеки(паспортные данные, место уч¨бы-работы и др.) общее количество читателей по единому читательскому билету (ЧБ) и даты регистрации в том или ином подразделении библиотеки.
4. "Ретроспектива". Вед¨тся ОНОЛ, содержит библиографическое описание
5. "ПХП РиП"(публикации художественных произведений, рецензий, литературоведческих статей и персоналий). Содержит библиографическое описание художественных произведений, литературоведческих статей и персоналий писателей и литературоведов
6. "Фонд ВС". вед¨тся ЧЗ1. "Фонд выполненных справок" содержит библиографические описания изданий из фонда зала по тематическим запросам читателей.
7. "Иностранная литература" Вед¨тся специалистами библиотеки, владеющими иностранными языками. Содержит библиографические описания монографий, сборников научных трудов, материалов научных конференций, художественных изданий и других текстовых изданий по экономике зарубежных стран, политике, технике информатике и др. на языке поступающей информации.
8. "CD-ROM" Вед¨тся отделами: ОКЛ, СБО и ОНОЛ. Отражает библиографическое описание альтернативных носителей информации, содержащих тексты нормативных документов РФ (законы, постановления Правительства РФ, письма, инструкции и др), стран СНГ, а также документов, имеющих международный статус, каталоги компьютерного оборудования, рабочие и демонстрационные версии ПО, а также документацию и демонстрационные видео-ролики.

Каждый из них это не просто БД или составная часть, а полнофункциональный ЭК со структурированной информацией и собственной системой электронного документооборота. Кроме вышеперечисленных у нас существуют ещ¨ ЭК, служащие для выполнения повседневных технических работ.

Считаю необходимым отметить работу по переводу в электронную версию статистического электронного документооборота и начало создания "Архива электронных документов". В него внесено более 10 000 статей, глав из книг по 144 темам: экономике, менеджменту, маркетингу, деловому общению и др.
Состоялся первый эксперимент по ретроконверсии фонда. В результате было внесено 1900 записей в ЭК.

Безусловно, чтобы вести подобные работы по созданию ЭК нужен большой парк компьютерной техники (КТ). Имеющийся на сегодня формировался поэтапно, поступая на оснащение тех отделов, где назревала насущная необходимость. На сегодняшний день Научная Библиотека УрГЭУ оснащена следующим парком КТ:

таблица 2

Характеристика компьютерного парка Научной Библиотеки УрГЭУ

62,5% компьютерной техники сосредоточено на рабочих местах библиотекарей. В таких отделах как СБО, ОНОЛ и ЧЗ1 установлено по 2, 3 и более ПК. Именно здесь происходит основная работа по наполнению и редактированию ЭК, а также созданию новых информационных ресурсов.
Безусловно, вышеперечисленные ресурсы нужны не только библиотекарям для служебного пользования, но и для всех потребителей информации. В конечном итоге они и создаются для открытого пользования и повышения оперативности поиска информации. Но мы не торопились выставлять свои базы даже тогда, когда они достигли достаточного объема(5000-7000 записей). Так как они требовали доработки. А любой информационный ресурс перед выходом в свет должен содержать только верно структурированную и правдоподобную информацию. Поэтому продолжались работы по структурированию и корректировке введ¨нной информации. Кроме этого была необходима техническая база для доступа и получения необходимой информации. Так как в нашем университете хорошо развита ЛВС и технологии, обучение пользованию ЭК и знакомство с информационными ресурсами, создаваемыми библиотекой, мы начали с внутренних подразделений УрГЭУ. Представители 25 кафедр прошли курс обучения в мини-классе. Всем им был предоставлен удаленный доступ по сети ЛВС. На сегодняшний день большинство кафедр и других образовательных подразделений (ЦДО, ФСП и т.д.) оценили по достоинству вышеописанный сервисный доступ, который позволяет осуществлять поиск и составление библиографических списков к научным работам, дипломным проектам, диссертациям и подготовке к проведению занятий.
В сентябре 2000 был открыт "Компьютерный зал" на 12 ПК, что составляет 37,5% от общего числа ПК. Это особый этап в развитии информационного обслуживания читателей. Был разработан пакет документов, регламентирующий его деятельность: "Правила пользования КЗ", "Прейскурант цен на библиотечные и компьютерные услуги", "Памятка пользователю ЭК", а также другие документы для регистрации, пользования и анализа статистических данных. Благодаря универсальности КЗ, пользователь может осуществить оперативный поиск информации в ЭК и Международной глобальной компьютерной сети «Internet», самостоятельно осуществить подборку литературы или сделать заявку на подбор литературы сотруднику КЗ, распечатать любую информацию с индивидуального носителя, отксерокопировать или отсканировать необходимые данные. А также записать информацию на оптические диски CD и CD-RW, открыть директорию на сервере библиотеки для хранения персональной информации. С текущего учебного года в учебные планы кафедр были введены часы для знакомства с возможностями КЗ и правилами работы в н¨м. В результате, весь контингент 1-го курса дневного отделения(2 500 человек) прош¨л комплексное обучение. На 01.12.2000 услугами КЗ воспользовались 550 человек; осуществлено 210 тематических подборок литературы по индивидуальным заказам.

Повышение квалификации
Безусловно, происходящие перемены благотворно сказываются на сервисе обслуживания. Но нельзя забывать и о сложностях, с которыми сталкивается персонал. С течением времени сотрудники библиотеки осваивали ПО и новые технологии, что привело к необходимости устанавливать вс¨ новые и новые прикладные пакеты, превосходящие по сложности все ранее установленные. Библиотекари освоили ОС MS-DOS и Windows95`и 98`, прикладное ПО Word, Excel, PowerPoint, FineReader, программы-переводчики "Stilus" и "Promt", освоили электронную почту и справочно-информационную систему Консультант+.
Инсталляция и обучение пользованию становились вс¨ сложнее, что требовало ежедневного сопровождения и консультирования. Открытый библиотечный комплекс(ОБК) "Библиотека4.02 – Электронный каталог" - это сложнейшая справочно-поисковая информационная система, включающая в себя систему управления базами данных(СУБД). В связи с ежедневными изменениями технологии работы библиотекарей и перехода на е¨ на более высокий технический и профессиональный уровень, система постоянно подвергается сложнейшей переконфигурации и перепрограммированию. Поэтому процесс обучения и постижения продолжается практически каждый день. Ни один день не проходит без консультаций и помощи. На 01.12.2000 было затрачено 870 часов на консультирование в отделах и 1350 часов на производственную уч¨бу (тренинги, семинары, методсовещания, координационные совещания и др.).
Хочется отметить, что в период с 1996-1999гг. весь тот объ¨м работ по настройке персональных компьютеров, установке программного обеспечения, инсталляции центрального сервера и его сопровождению, обучению и консультированию сотрудников, а также полному сопровождению ОБК "Библиотека 4.02" выполнял один человек. Было сделано вс¨ возможное, и невозможное. В результате за 3 года были сформированы основные технологии, на базе которых библиотека работает и по сей день. Только спустя 3,5 года (октябрь 1999г.) была введена ставка программиста, что позволило снять часть нагрузки. Мы смогли чаще проводить консультации и устраивать занятия по переподготовке кадров, повышая продуктивность и качество выполняемой работы. Только в октябре 2000 года были подписаны официальные документы на создание "Отдела компьютеризации" - ОК, в составе которого: зав.отделом, 2 программиста и инженер. Были проведены методические совещания по разграничению обязанностей и объ¨мов выполняемых работ. Именно это позволит организовать работу отдела на новом уровне, что привед¨т к более качественному сопровождению КТ и ПО и позволит заняться разработкой и внедрением новых инновационных проектов.
ОБК "Библиотека 4.02" в сравнении с теми программными продуктами, которые используются в различных зарубежных библиотеках, и в некоторых отечественных, более гибкая, удобная в эксплуатации. Это позволяет вносить различные изменения, возникающие по мере работы с ней: создание новых элементов ввода в базу данных, изменение параметров поисковых таблиц, создание и подключение новых таблиц, написание к программе файлов перекодировки и т.д. Но при всех е¨ плюсах присутствует огромное количество минусов:
во-первых, она написана под ОС MS-DOS со всеми вытекающими: ограничение объ¨ма записи, невозможность работы с верхним регистром памяти и т.д.;
во-вторых, она использует формат хранения данных USMARC;
в-третьих, работа е¨ очень нестабильна;
в-четв¨ртых, отсутствие поддержки Internet-технологий.
На данном этапе развития мы не представляем возможности дальнейшей эксплуатации данной СУБД. Объ¨мы ЭК достигают огромных массивов, и нас не устраивает скорость их обработки. Работа по переиндексации и настройке требует знаний сторонних программных средств, ибо настройка средствами самой СУБД не возможна. Поэтому ставится вопрос о приобретении новой СУБД или создании собственной с привлечением сторонней фирмы-проектировщика.

Новые проекты
Постоянно создаются и разрабатываются новые интересные проекты, которые думается внедрить. Генерируются идеи:

1. Осуществить перевод фонда методической литературы, созданной кафедрами Вуза, на лазерные диски
2. Создание электронной тематической картотеки "Урал" и организация краеведческого центра для обеспечения информацией научно-исследовательской работы музея Вуза
3. Разработка методики с непосредственным внедрением по дистанционному обслуживанию читателей (студентов заочного факультета), обучающихся в консультационных пунктах городов Кургана, Нижнего Тагила, Перми, Новоуральска, Челябинска, Копейска.
4. Кафедры

И много многое другое.
Что дала компьютеризация ?

1. Расширились информационные возможности библиотеки
2. Изменилась библиотечная технология, структура библиотеки, формы и методы обслуживания (МБА, сканирование, доступ к Internet)
3. Изменилась система повышения квалификациистатус библиотекаря и библиотеки
4. Изменились функции отделов. В частности: ОНОЛ и КЗ – при тесном взаимодействии наблюдается адекватность поискового образа запроса и поискового образа документа.

Пройден 4-х летний путь напряж¨нной работы, путь разочарований, скептицизма, неверия в собственные силы и способности коллег. На этом пути мы накопили опыт, знания и понимание, что компьютеризация - это трудный и ответственный путь и спокойной жизни нам уже не будет.