Состав записей
Программное обеспечение не играет существенной роли при формировании записей корпоративной аналитической базы данных. Важно было договориться о составе полей и о методике заполнения каждого поля.
Во время предварительного этапа работы библиотеки-инициаторы проекта осуществили сверку форматов библиографических записей, созданных на основе программных продуктов «МАРК» и «Библиотека», провели анализ перечня полей, необходимых для аналитической росписи периодических изданий. Был составлен список кодов полей формата USMARC для этого перечня. В результате была составлена и представлена всем участникам диаграмма соответствия заполняемых полей в обеих задачах и выделены три группы полей, используемых для библиографического описания периодического издания:
- Поля, строго обязательные для заполнения. Без их заполнения запись о расписываемой статье считается ошибочной;
- Поля, обязательные для заполнения. Это поля, которые обязательно надо заполнять, если в расписываемых статьях есть соответствующая информация;
- Поля, желательные для заполнения. Это поля, которые заполнять не обязательно, но если информация вносится, то она должна вноситься именно в указанные поля.
Общее количество полей и подполей USMARC, на основе которых создается сводная база данных, – 90. Из них полей, строго обязательных для заполнения, – 12 (13 %), обязательных для заполнения полей – 27 (30 %). Полей, желательных для заполнения, – 51 (57 %).
Методика росписи
Наша библиотека, как и все участники проекта, вместе с перечнем полей получила краткие комментарии по их заполнени. Эти комментарии были составлены на основе методических инструкций и практического опыта работы библиотек-участниц проекта.
Правила заполнения полей
В кратких комментариях к списку заполняемых полей перечислены правила и особенности заполнения полей, регламентируются общие договоренности между библиотеками-участницами, фиксируются решения, принимаемые на основе общего голосования по каким-либо спорным вопросам. Так, например, было введено дополнительное поле «Рубрика в журнале» (246g), отдельно выделено поле 600а – «Персоналия». Для совместимости записей в базах данных решено обязательно заполнять поля «Тип фамилии автора» и «Количество незначащих символов» в названии статьи, так как система «МАРК» более строго относится к заполнению контрольных полей в начале группы полей.
При составлении перечня полей с учетом дальнейшего развития проекта были введены поля, которые отсутствовали в стандартных настройках обеих программ. Например, было принято решение о введении в список желательных для заполнения поля 080а «Индекс Дьюи» и 856u «Адрес URL источника».
Одним из основных условий создания корпоративной базы данных является полная аналитическая роспись издания.
Полнота расписываемого издания проверяется по его оглавлению. Объем расписываемого издания регламентируется специально введенным полем 010a. В
USMARC это поле означает контрольный номер записи Библиотеки Конгресса, содержание которого в США является таким же значимым, как ISSN или ISBN.
В нашей корпоративной базе данных это поле характеризует, прежде всего, источник документа: название и номер журнала, порядковый номер записи согласно оглавлению. Все расписываемые издания получают 4-символьный идентификатор издания, который вносится в это поле. Затем идет последняя цифра года, далее проставляется порядковый номер издания в течение года. Последние 3 цифры – порядковый номер статьи. Это поле является ключевым в нашей базе данных. По нему идет сверка полноты поступающих записей от библиотек.
Заполнение поля 520a «Аннотация» – основное условие аналитической росписи в совместной работе. Аннотация призвана дать читателю краткую, точную и полную информацию о содержании статьи.
Поля из групп обязательно заполняемых полей заполняются согласно нормативным документам, предоставляемым координаторами проекта. Нормативные документы уточняются в начале каждого квартала работы и направляются всем участникам через список рассылки.
К таким документам, как уже говорилось, относятся:
- Список расписываемых журналов и их 4-символьные обозначения для заполнения поля 010а;
- Список названий библиотек-участников проекта и их краткого обозначения для заполнения поля 040a «Автор записи».
- Список рубрик и подрубрик с соответствующими им индексами УДК и ББК. Хочется отметить, что из опыта информационного обслуживания следует, что чаще всего пользователи ищут необходимую информацию не по классификационным индексам, а по темам, предметно или по ключевым словам. Именно по этой причине от участников проекта не требуется строго обязательного заполнения полей всех классификационных индексов.
Каков же результат нашей совместной работы.
Состояние базы данных на 11 октября 2001г. в библиотеке ЧелГУ представлено в следующем отчете:
КОРПОРАТИВНАЯ АНАЛИТИЧЕСКАЯ БАЗА ДАННЫХ НБ ЧелГУ
Общая статистика:
Всего записей в баз – 16 574
Просканировано записей – 16 548
Длина всех записей в US MARC – почти 15 Мб.
Величина заполненных данных – около 10 Мб (66.62% MARC-записи)
Средняя длина записи – почти 1 Кб
Среднее количество полей в записи – 54
Статистика заполнения полей:
(байт) |
Всего полей: |
в % | |
Средняя длина названия издания |
19.79 |
16199 |
98 |
Средняя длина таблицы для авторов |
11.75 |
18787 |
114 |
Средняя длина таблицы для заглавия |
49.46 |
16549 |
100 |
Средняя длина таблицы для кол. автора |
29.98 |
2380 |
14 |
Средняя длина таблицы для предм. рубрик |
14.84 |
42772 |
258 |
Средняя длина таблицы для кл. слов |
15.20 |
94338 |
570 |
Средняя длина таблицы для кода записи |
9.15 |
16446 |
99 |
Средняя длина таблицы для адреса URL |
19.17 |
7667 |
46 |
Средняя длина таблицы для УДК, ББК, Дьюи |
5.30 |
23705 |
143 |
Средняя длина аннотации |
227.70 |
14672 |
89 |
Всего: В среднем в одной записи:
Кол-во строго обязательных полей |
187051 |
0.32% |
11.30 из 12 |
Кол-во обязательных полей |
110345 |
0.19% |
6.67 из 27 |
Кол-во желательных полей |
87108 |
0.15% |
5.26 из 51 |
Среднее кол-во предметных рубрик в записи – 2.58
Среднее кол-во ключевых слов в записи – 5.70
Занесены индексы УДК, ББК, Дьюи в 72.79 % записей
Занесены адреса URL в 46.33 % записей
Из отчета полей видно, что не все записи в базе данных удовлетворяют требованиям проекта. Часть записей, например, не содержит названия расписываемого журнала. Отсутствует обязательное поле «Код записи».
Интересны цифры по статистике так называемых информационно-содержательных полей. В каждой записи в среднем по 2,5 рубрик. Обычно бывают заполнены обязательно поля «Рубрика», «Подрубрика» и одна из их разновидностей – «Гео»- или «Хроно»- подрубрики. Каждая запись в среднем сопровождается более чем 5 ключевыми словами. Почти 73 % базы данных систематизировано с помощью классификационных систем, т. е. в записях имеются индексы ББК, УДК, Дьюи.
Интересны показатели в последней строчке. Но это тема особого рассмотрения. Пока можно лишь сказать, что 46% наших росписей предварительно готовы для создания системы электронной доставки документа.
Мы попытались проанализировать тенденцию нашей совместной работы. Следующая таблица показывает качественное изменение записей корпоративной базы данных на протяжении трех кварталов.
ИЗМЕНЕНИЕ КАЧЕСТВА ЗАПИСЕЙ В БД
Сравниваемые параметры (в среднем в записи) |
I кв. |
II кв. |
III кв. |
Количество полей |
48,02 |
51,14 |
51,73 |
Длина записи (байт) |
817,55 |
868,06 |
903,03 |
Длина аннотации (байт) |
212,26 |
224,33 |
244,76 |
Количество предметных рубрик |
2,27 |
2,54 |
2,72 |
Количество ключевых слов |
5,11 |
5,51 |
6,03 |
Как видно, с приобретением опыта работы, увеличивается количество полей и объем записи, растет количество предметных рубрик и ключевых слов, что положително влияет на расширение поисковых возможностей базы. Увеличивается объем аннотации – наиболее полно раскрывается содержание документа. Все это повышает информационную ценность росписей.
Приведенная гистограмма показывает динамику соответствия групп полей в записях с течением времени. Участники проекта внимательнее стали относиться к правилам заполнения полей, от квартала к кварталу увеличивается количество строго заполняемых и обязательных полей.
Надо сказать, что данные таблицы и гистограммы представляют так называемые исходные записи.
Как же происходит формирование базы данных? Разные библиотеки по-разному подходят к ее созданию, но при этом обязательно используют инструкции и нормативные документы.
После подведения итогов работы в III квартале из 17 библиотек, ответивших на вопрос о виде нормативных документов, только 3 (18%) используют машиночитаемые нормативные файлы. Это, в основном, библиотеки, в штате которых имеются программисты. Около половины (8 из 17 – 47%) заносят информацию только с бумажных носителей. 35% ответивших (6 библиотек) – используют как машиночитаемые, так и бумажные формы (см. диаграмму).
В Научной библиотеке Челябинского государственного университета, например, в процессе формирования записи используются машиночитаемые словари, подготовленные из нормативных документов. Эти словари подключены к следующим полям: коды библиотек-участниц, названия журналов, индексы УДК, ББК, Дьюи, перечни рубрик и подрубрик. Их применение значительно ускоряет ввод данных, позволяет избежать ошибок ручного ввода: орфографических ошибок, опечаток, разночтений в заполнении одного и того же поля.
Подробнее остановимся на последней разновидности ошибок и рассмотрим этот случай на примере описания журнала «Вестник Московского университета. Сер.13. Востоковедение». При заполнении поля встречаются такие варианты:
Вестник МГУ. Востоковедение.
Вестник Московского университета. Сер. Востоковедения.
Следует отметить, что записи поступают от одной и той же библиотеки, а бывали случаи разночтений в названии журнала в росписи одного номера. И эта ситуация характерна и для других полей.
Редактирование корпоративной базы данных
