И.В. Крутихин
Г. Н. Зеленина
Межрегиональная аналитическая роспись статей: принципы организации работы
Почему мы вместе
Прежде всего, несколько слов о том, почему мы вместе. Хорошо известно, что в большинстве библиотек большим читательским спросом пользуются картотеки и базы данных, содержащие так называемую роспись журнальных статей. Длительное время они формировались на основе комплекта карточек Всесоюзной Книжной Палаты. Однако в последние несколько лет многие библиотеки были вынуждены начать самостоятельную роспись журналов. В конечном итоге сложилась ситуация, когда в библиотеках, с одной стороны, многократно расписываются одни и те же издания, а, с другой стороны, библиотеки, особенно не очень крупные, физически не могут расписать необходимое для нормальной работы число журналов. А работа по росписи периодических изданий необходима для оперативного информационного обслуживания пользователей.
Для того, чтобы обеспечить наших читателей необходимой им оперативной информацией и устранить дублирование в работе библиотек, и было создано наше объединение. Идея проекта возникла в ходе работы прошлогодней конференции LIBCOM-2000, когда представители 4 библиотек – Саратовского, Челябинского и Удмуртского государственных университетов и Самарского авиационно-технического университета – собрались для обсуждения своих проблем в работе. Они оказались общими и понятными для всех. Мы рассказали друг другу, как работаем в своих библиотеках, какие трудности испытываем; представители из Саратова и Ижевска поделились опытом, как у них решаются эти проблемы. Тогда же мы договорились об общих принципах и методах совместной работы.
В результате объединения получился проект, который сегодня представляет собой нечто большее, чем простое присоединение друг к другу. Наша совместная работа строится по простому принципу: каждый участник расписывает от 7 до 10 (в исключительных случаях – 5) журналов, а в обмен получает все, что расписывают другие участники проекта. В настоящее время сводный список журналов насчитывает 238 названий.
Состав участников
Сейчас в проекте принимают участие 28 библиотек из 12 городов РФ (Рис. 1), 4 библиотеки проходят процедуру присоединения к проекту, 2 решают вопрос о присоединении (рассматривают документы и образцы библиографических записей) и 1 выходит из проекта. Среди библиотек-участниц 21 вузовская библиотека (в том числе 11 библиотек классических университетов), 5 национальных и областных библиотек, 1 областная библиотека для детей и юношества, 2 центральные городские библиотеки. Среди кандидатов есть библиотека крупного научно-производственного объединения.
Библиотеки самые разные по составу. Есть библиотеки, в которых в работе задействованы отделы периодических изданий, справочно-библиографические отделы и отделы автоматизации, есть и такие библиотеки, штат которых насчитывает всего 5-6 человек и всю работу по проекту ведет один из них.
Используемое программное обеспечение
Для формирования корпоративной базы данных участниками проекта используется различное программное обеспечение.
18 библиотек участниц готовят росписи журналов с помощью различных версий программы «Библиотека», разработанной в МГУ. Это, в основном, сетевой вариант 4-й версии различных модификаций. 11 библиотек используют различные версии АИБС «МАРК». В процентном соотношении используемое программное обеспечение представлено в диаграмме на рис. 2. Особенностью этих программных средств является то, что оба продукта формируют библиографические записи в базах данных в формате USMARC. А поскольку большинство участников использует пакет «Библиотека», то в качестве обменного формата данных был взят формат записей этой программы. Опыт нашей совместной работы показал, что тип или версия программного продукта фактически не имеют значения для участников проекта. А использование в качестве стандарта библиографических записей формата USMARC в нашем проекте – только констатация факта, что пока у нас в стране не очень распространены пакеты, ориентированные на российский стандарт. Среди новых кандидатов нашего проекта есть библиотека Оренбургского государственного университета, которая создает базы данных в формате RUSMARC с помощью собственной программы. Но пока записи от них не поступали, и как они работают с форматом USMARC, пока не знаем.
Реализация формата US MARC в АИБС «Библиотека» и АИБС «МАРК» немного отличаются друг от друга. Поэтому для библиотек, использующих АИБС «МАРК» был разработан и безвозмездно передан всем участникам небольшой конвертор.
Организация обмена информацией (через лист рассылки)
При выборе способа обмена информацией мы исходили из того, что необходимо обеспечить устойчивый обмен данными с использованием минимальных технических средств. Наиболее подходящими в этом смысле, на наш взгляд, являются широко распространенные листы рассылки, когда для передачи и получения сообщений библиотеке необходимо лишь иметь электронную почту. Такая возможность в настоящее время есть в большинстве библиотек. Для уменьшения объема передаваемой информации участники проекта договорились передавать росписи статей в виде архивов в широко распространенном формате rar, так как эти архивы удобны в работе - во всех известных коммандерах имеются встроенные функции для работы с ними, имеются полностью совместимые версии как для DOS, так и для WINDOWS - систем.
Регламентирующие документы
Работа по проекту регламентируется Договором, который виртуально подписывается всеми участниками.
В Договоре определены права и обязанности участников, их ответственность, оговорена процедура приема новых участников. Каждый участник проекта обязуется расписать «свои» журналы в течение семи рабочих дней с момента их поступления в библиотеку, для исправления ошибок установлен срок в три рабочих дня.
Для вступления в проект все желающие знакомятся с пакетом общих нормативных документов. Желающим «кандидатам» предлагается выбрать из своего списка получаемых периодических изданий журналы, которые бы им удобно было расписывать. Этот список выносится на всеобщее обсуждение и после общего голосования он за библиотекой-«кандидатом» закрепляется. На время обсуждения списка журналов библиотеке-«кандидату» открывается доступ к списку рассылки, чтобы они могли в режиме реального времени ознакомиться с технологией совместной работы, получить реальные росписи журналов, проверить их качество на своих программных продуктах.
После принятия решения о вступления в проект библиотека-«кандидат» переходит в разряд «новичков». Она должна пройти у нас своеобразное «испытание». Перед тем, как «новички» получат всю базу за год, каждый из них должен предоставить на общий суд свою работу – подготовить росписи закрепленных изданий по нашей методике, выслать их в коллективный список. Все участники проекта просматривают их, некоторые высказывают свои замечания по качеству записей авторам росписи. Это делается не случайно. Кому-то «испытательный тест» помогает быстрее освоить общие принципы работы, для кого-то он является своеобразной проверкой на дисциплинированность, так как в нашей работе были случаи, когда библиотека входила в проект, получала в течение квартала все росписи и не предоставила в ответ ни одной.
Т. к. проект изначально осуществляется на безфинансовой основе, единственным «наказанием» для участников может быть исключение из проекта.
В Договоре прописана также процедура выхода из проекта.
В Приложениях к Договору приводятся списки расписываемых журналов и закрепленных за ними библиотек, правила заполнения полей (методике формирования сводной базы данных посвящен доклад Г. Н. Зелениной и О. И. Саломатовой), порядок приема и передачи данных, принятый в рамках проекта рабочий список рубрик и подрубрик.
На списке рубрик и подрубрик хочется остановиться отдельно.
В начале организационных работ было предложено в качестве лингвистической основы для создания корпоративной базы данных взять классификацию Дьюи, так как в нашем проекте участвуют библиотеки разных ведомств, с различной спецификацией фондов, каждая со своим опытом работы. В библиотеках использовались, в основном, систематические каталоги, построенные на различных классификационных системах – УДК или ББК. Поскольку классификация Дьюи является международной, имеется полный перевод ее на русский язык, и все библиотеки находились в одинаковых условиях – никто не имел опыта работы с ней, то она должна была бы, как казалось вначале, устроить всех. Но работа с системой Дьюи оказалась не таким простым делом, и следующим предложенным вариантом стал Авторитетный файл предметных рубрик Российской Национальной библиотеки, который построен на основе новой редакции ББК. Но и эта система не была принятав качестве лингвистической основы нашей корпоративной базы данных, так как библиотеки не имели опыта создания предметных каталогов, в конкретных библиотеках продолжается систематизация документов не только по ББК, но и УДК, и ГРНТИ. И второй причиной является устаревшая техника, на которой работают некоторые библиотеки участницы. Базу РНБ невозможно прочитать на Dos-машинах. Кроме этого, на CD-ROM диске находится база от 1998 года, и мы не имели представления о возможностях ее оперативного пополнения.
Пока же выходом из ситуации стал обобщенный рубрикатор, построенный на основе УДК и ББК. В ходе совместной работы ведется его постоянная доработка. Мы выносим на обсуждение всех участников предложения по дополнению, изменению, и расширению различных уровней индексов рубрикатора. После принятия решения все участники получают его последнюю версию, чтобы использовать в работе. Кроме этого, опыт обслуживания пользователей показывает, что чаще всего читатели ищут необходимую информацию не по библиотечным индексам, а по темам, предметно, или просто по ключевым словам. Именно по этой причине мы не требуем, чтобы участники проекта обязательно заполняли поля классификационных индексов, тем более обязательно систематизировали записи по всем предложенным системам. Почему мы пришли к такому выводу, сказано в докладе И. И. Ким.
Организация работы и принятие общих решений.
Как указывалось выше, обмен информацией в рамках проекта происходит через лист рассылки. Для координации работ по проекту на очередной календарный год из числа участников проекта избирается библиотека-координатор. Все вопросы, требующие совместного решения, выносятся координатором на голосование через лист рассылки. При этом указывается вопрос и сроки голосования. В ходе голосования может быть проведено обсуждение (опять же через лист рассылки). Все решения принимаются простым большинством голосов и являются обязательными для всех участников проекта.
Общение в нашем списке рассылки – не формально. Это внимательное отношение к проблемам друг друга, тактичное указание на ошибки, оперативная помощь в конкретном деле. Мы, практически, не знаем друг друга лично, у каждого из нас сформировался собственный стиль работы, своеобразный имидж. Но, тем не менее, мы стараемся помогать друг другу, так как нерешенные проблемы одного из нас приходится в итоге решать всем и каждому своими силами. А это обходится гораздо «дороже».
Ежеквартально библиотека-координатор подводит итоги работы и передает в лист рассылки сводный список журналов, роспись которых поступила в лист. В это же время ликвидируются «пропуски» и передаются напоминания тем библиотекам, которые не выдерживают оговоренных сроков предоставления росписей. На приведенном слайде представлен фрагмент итоговой таблицы поступивших журналов.
Фрагмент таблицы “Итоги работы за 9 мес. 2001г.”
|
Журнал |
Периодичность |
За 3 кв. |
За 9 мес. |
Имя файла |
Город |
Библиотека |
Альма Матер/Вестник высшей школы |
12 |
5-6 |
1-6 |
alma |
Челябинск |
НБ ЧелГУ |
Аудит |
12 |
6-8 |
1-8 |
audt |
Челябинск |
НБ ЧелГУ |
Аудитор |
12 |
5-6 |
1-6 |
adtr |
Сыктывкар |
НБ РК |
Банковские технологии |
12 |
5-6 |
1-6 |
bath |
Сыктывкар |
НБ РК |
Банковское дело |
12 |
5-7 |
1-7 |
bndl |
Чебоксары |
НБ ЧР |
Библиография |
6 |
1-2 |
1-2 |
bblg |
Ижевск |
ЦГБ им. Н.А.Некрасова |
Библиотека |
12 |
4-5 |
1-5 |
bibl |
Ижевск |
ЦГБ им. Н.А.Некрасова |
Будь здоров |
12 |
5 |
1-5 |
bdzd |
Ижевск |
ЦГБ им. Н.А.Некрасова |
Бюллетень Министерства образования РФ |
12 |
1-3 |
mobr |
Саратов |
ФБ ПИ | |
Вестник высшего арбитражного суда РФ |
12 |
5-7 |
1-7 |
vvas |
Самара |
НБ СамГУ |
Вестник древней истории |
4 |
2 |
1-2 |
vdri |
Тверь |
НБ ТвГУ |
Вестник машиностроения |
12 |
7-8 |
1-8 |
vmsh |
Самара |
НТБ СГАУ |
Вестник МГУ. Сер. Востоковедение |
4 |
2 |
1-2 |
mvos |
Челябинск |
НБ ЧелГУ |
Вестник МГУ. Сер. Журналистика |
6 |
2-3 |
1-3 |
mjur |
Сыктывкар |
НБ СыктГУ |
Вестник МГУ. Сер. История |
6 |
1-2 |
mist |
Саратов |
ЗНБ СГУ | |
Вестник МГУ. Сер. Лингвистика |
4 |
2 |
1-2 |
mlin |
Саратов |
ЗНБ СГУ |
Вестник МГУ. Сер. Политические Науки |
6 |
3 |
1-3 |
mpol |
Саратов |
ЗНБ СГУ |
Вестник МГУ. Сер. Социология |
4 |
1 |
msoc |
Саратов |
СОУНБ | |
Вестник МГУ. Сер. Филология |
6 |
2 |
1-2 |
mfil |
Ижевск |
НБ УдГУ |
Вестник МГУ. Сер. Философия |
6 |
1 |
mfls |
Саратов |
ЗНБ СГУ | |
Вестник МГУ. Сер. Экономика |
6 |
2-3 |
1-3 |
meko |
Саратов |
ЗНБ СГУ |
Немного статистики (поступления, оперативность)
Всего в рамках проекта за 9,5 месяцев работы в сводную базу данных поступило более 16 тыс. библиографических записей, представляющих роспись более 2 тыс. номеров журналов.
На Рис. 3 представлен график поступлений. Видно, что нам не удалось избежать спада поступлений, вызванного периодом летних отпусков, однако летние «долги» уже сейчас активно ликвидируются.
Большинство участников соблюдает оговоренные сроки выполнения росписей, хотя есть и задержки, связанные как с объективными, так и с субъективными причинами.
Для примера можно проанализировать поступление журналов в лист рассылки в период с 16 сентября по 15 октября по сравнению с физическим поступлением журналов в ЗНБ СГУ.
Всего за этот период в лист рассылки поступила роспись 124 номеров журналов. Из них в число выписываемых попали 74 номера, которые по дате поступления распределены следующим образом:
27 (37%) – пришли более чем через месяц после поступления журнала;
11(15%) – пришли в период от 3 до 4 недель после поступления журнала;
21(28%) – пришли в период от 1 до 2 недель после поступления журнала;
15(20%) – пришли до поступления журнала в библиотеку
Следует отметить, что мы взяли для сравнения один из самых неудобных периодов – период окончания отпусков, когда в лист рассылки стали поступать летние «долги». Из приведенных данных видно, что половина росписей (а это около 120 названий журналов) поступает в библиотеку либо в течение 1-2 недель после их получения, либо еще до того, как журналы поступят в библиотеку.
Некоторые итоги нашей совместной работы
В целом, проект за 9 мес. своего рабочего существования показал свою жизнеспособность. Если в начале работ в проекте изъявили желание участвовать около 12 библиотек, то в феврале его участниками были уже 26 библиотек. Сейчас в нашей команде – 29 участников, 4 находятся в стадии присоединения – так называемые «кандидаты».
Единственным условием участия в проекте (помимо желания) является соблюдение общих договоренностей, которые, напомню, принимаются всеми участниками простым большинством голосов. В этом отношении в выигрыше оказываются те библиотеки, которые только приступают к такой работе, они сразу начинают ее по согласованным правилам.
Библиотекам, имеющим опыт самостоятельной росписи статей, приходится в той или иной мере корректировать свою работу. Чаще всего это связано с требованием написания аннотаций к каждой из статей и сплошной росписи всех статей из журналов. Не всегда это проходит гладко, некоторые библиотеки, первоначально заявившие о своем участии в проекте или о желании присоединиться, отказались от него на начальной стадии. Одна библиотека выходит из проекта после полугодовой работы. Это библиотека Чувашского государственного университета. Жаль расставаться с ними, они хорошо работают. Сейчас они корректно выходят из проекта, предоставляя нам все, что положено по Договору.
У нас, как и во всяком реально действующем проекте, еще остается много вопросов. Они касаются методики формирования корпоративной базы данных (этому посвящен совместный доклад О. И. Саломатовой и Г. Н. Зелениной), контроля над выполнением принятых решений и по другим вопросам.
Но уже сейчас ясно, что мы научились слушать и слышать друг друга, договариваться, принимать общие решения. За это время многие библиотеки получили ценные профессиональные консультации. Отработан механизм взаимодействия между разноведомственными библиотеками.
Объем корпоративной базы данных составляет почти 20 тысяч библиографических записей. Вряд ли какая-нибудь из библиотек-участниц смогла бы за это время сформировать такую базу данных своими силами. Наша общая работа необходима всем нам.
Уже в ходе подписки на первое полугодие 2002 года некоторые библиотеки, используя материал корпоративной базы данных, внесли коррективы в репертуар выписываемых изданий.
Главное, мы поняли, что можем работать вместе и можем и дальше развивать этот проект.
Главные итоги нашей работы:
Мы научились слушать и слышать друг друга.
Мы научились договариваться.
Мы научились помогать друг другу.
Мы готовы работать дальше.
А в планах у нас увеличение числа расписываемых региональных изданий, создание сайта проекта, формирование с использованием отработанной модели взаимодействия корпоративной базы данных «серой» литературы. Уже проведены пробные работы по электронной доставке документов, и мы надеемся, что уже в этом учебном году она заработает в полную силу.
Наши планы:
Электронная доставка документов.
Создание общего сайта с корпоративной базой данных.
Формирование сводной базы данных «серой» литературы.
Наша совместная работа продолжается.
Проект остается открытым…