И. И. Ким
Межрегиональная аналитическая роспись статей: организация обслуживания пользователей в НТБ СГТУ
В своем докладе я расскажу о практическом использовании сводной базы данных (БД) статей в различных библиотеках-участницах проекта; приведу некоторые данные, которые получила, анализируя итоги работы за 9 месяцев 2001 г.; расскажу о преимуществах нашей совместной работы и о трудностях, которые в связи с этим возникли.
Использование сводной БД
Результаты анкетирования показали, что 55% библиотек-участниц используют все присланные росписи. После предварительного просмотра и редактирования (с применением конверторов или промежуточных рабочих БД), все записи загружаются в основную БД. Именно с этой сводной базой и работают пользователи.
33% библиотек-участниц из всех полученных записей выбирают те журналы, которые представляют интерес для читателей (исходя из опыта работы библиографов по информационному обслуживанию пользователей). Это примерно 90-96% от общего числа журналов. Из этих записей создается общая база данных, которая используется при выполнении справок для всех категорий читателей.
12% библиотек-участниц разделяют все полученные росписи следующим образом: статьи из журналов, которые получает библиотека – в один каталог, а которые не получает – в другой (он не редактируется, иногда используется библиографами для выполнения справок). Читателю же предоставляется каталог статей из «своих» журналов.
Вывод: необходимо более тщательно отбирать издания для корпоративной росписи, чтобы все журналы были интересны всем библиотекам-участницам (их пользователям).
Кто осуществляет поиск в сводной БД.
Из приведенной диаграммы видно, что в большинстве библиотек все работы по поиску необходимой информации в сводной БД проводят библиографы по запросам читателей (62% от общего числа библиотек). Это объясняется тем, что во многих библиотеках существуют проблемы с компьютерной техникой:
Библиотеки, где читатели самостоятельно работают со сводной БД, активно ее используют, составляют меньшинство (38%). Во многих вузовских библиотеках на занятиях по библиотечно-библиографической ориентации библиографы обучают студентов информационному поиску в электронных каталогах, в том числе и в БД «Статьи».
У нас в библиотеке такие занятия проводятся со студентами-первокурсниками всех факультетов всех специальностей. Обучение студентов информационному поиску в ЭК ведется с использованием видеопроекционной аппаратуры: на большой экран проецируется все, что преподаватель показывает на компьютере, затем проходит практическое занятие в каталожном зале, где установлено 8 компьютеров для самостоятельной работы читателей с ЭК. Такие же рабочие места для читателей оборудованы в общем читальном зале (1), в зале периодических изданий (1), в Интернет-классе библиотеки (7). В настоящее время ЭК выставляется на университетский сервер приложений с тем, чтобы с любого компьютера университета можно было работать с библиотечными базами данных.
Немного подробнее о том, как выполняются заявки читателей с использованием БД «Статьи». Для удобства пользователей в окно «Область просмотра» была выведена информация о том, какая библиотека расписывает журнал и адрес URL-журнала. Алгоритм обслуживания следующий:
Пока все заявки по ЭДД выполняются бесплатно – так называемый пробный вариант (оплачивается только конечный результат – распечатка 1 стр. А4 – 2 руб., сохранение информации в файле 1 килобайт – 60 коп.). В наших ближайших планах отработка механизма ЭДД, оплата работ по сканированию. Библиотеки-участницы
активно обсуждают эти вопросы через лист рассылки.
По каким полям осуществляется поиск
Результаты анкетирования библиотек-участниц показали, что чаще всего пользователь (библиограф или читатель) работает с БД «Статьи» по тематическому поиску, т.е. по ключевым словам и рубрикам. Поэтому не случайно в нашей совместной работе так много внимания уделяется методике создания рубрикатора УДК – ББК; также нам необходим единый словарь ключевых слов, из которого бы все выбирали слова при подготовке записей.
Количество обращений к БД «Статьи» (в НТБ СГТУ)
Работу над созданием корпоративной росписи статей мы начали еще в конце 1998 г. силами 6-ти библиотек г. Саратова. На совместном заседании городской секции по автоматизации библиотеки-участники обговорили список только обязательных полей (12) и список журналов (3-5 от каждой библиотеки). С того момента началось постепенное наполнение сводной БД «Статьи»:
с 1998-1999гг. – 1245 записей в сводной БД;
с 2000-октябрь 2001г. – 25405 записей.
Всего записей в БД «Статьи» в НТБ СГТУ на 29.10.01 – 26650.
Причем, здесь не учтена та часть, которая еще не отредактирована и не загружена в сводную базу.
Цифры убедительно показывают, насколько резко возросло ежегодное пополнение БД. И, естественно, возросло количество запросов пользователей, которые выполняются с использованием этой БД: в 1999 году – 350 запросов; в 2000 г. – 1550; в 2001г. – 4250. Этому способствуют и занятия, проводимые со студентами по информационному поиску.
Но если проанализировать состав пользователей, то это, в основном, студенты, аспиранты и профессорско-преподавательский состав, причем сравнение будет явно не в пользу последних.
Вывод: необходимо больше пропагандировать БД «Статьи» среди профессорско-преподавательского состава.
Наша библиотека устраивала семинары для ознакомления преподавателей со всеми ЭК, которые ведет библиотека. В ноябре подготовим презентацию БД «Статьи», где подробно расскажем обо всех возможностях, которые мы можем предоставить своим читателям (включая и ЭДД). Планируем такие ознакомительные семинары-презентации проводить на каждом факультете.
Плюсы и минусы нашей совместной работы
Пользователи сводной БД «Статьи» получают следующие дополнительные возможности (плюсы):
Ознакомиться с содержанием журналов, которые в силу ряда причин не выписывает библиотека:
недостаточно средств на подписку периодики;
журналы не являются профильными для данного вуза (областной, юношеской библиотеки), но интересны для всех категорий читателей.
В случае, если библиотека выписывает журнал в 1 экземпляре, то, благодаря БД «Статьи», несколько читателей одновременно имеют возможность ознакомиться с содержанием данного журнала.
Возможность в минимально короткие сроки получить по запросу полный текст статьи (по ЭДД через e-mail или реальный URL-адрес журнала в Интернет).
Результаты анкетирования показали, что подавляющее большинство библиотек-участниц высказалось за ЭДД. Исключение составляют те библиотеки, у которых не хватает технических средств для осуществления сканирования, нет электронной почты либо не хватает сотрудников для выполнения запросов. Научной библиотекой Челябинского государственного университета было высказано очень интересное предложение по поводу ЭДД:в адрес URL-журнала заносить полный адрес конкретного ресурса. Обратившись по этому адресу, можно получить полный текст росписи. Все это очень интересно, заманчиво, удобно, перспективно…если бы еще пропускная способность наших каналов связи позволяла бы все это делать быстро. Не могу говорить обо всех библиотеках-участницах (такие вопросы при анкетировании не рассматривались), скажу только о своей библиотеке: пропускная способность канала нашего университета 64 килобита, 650 компьютеров подключены к Интернет (из них 16 – в библиотеке). Днем скорость работы 70-100 байт/сек. При такой «скорости» передачи данных речи не может идти о полноценной учебной и научной работе, о загрузке полнотекстовых документов. (Остается только раннее утро, да поздний вечер, да сотрудники-альтруисты). Может быть, есть смысл поднять проблему, я думаю, актуальную для многих: централизованное выделение средств университетам с указанием целевого назначения: оплата подключения БИБЛИОТЕКИ к сети Интернет через канал с достаточно высокой пропускной способностью.
Некоторые библиотеки, благодаря совместной росписи, выписали для работы журналы, которые раньше не выписывали, т. к., просмотрев содержание, нашли их интересными.
Повышается качество обслуживания читателей, что в конечном итоге поднимает престиж библиотеки.
Повышается квалификация сотрудников библиотеки.
Складывается плодотворное, взаимовыгодное в информационном плане сотрудничество библиотек различных ведомств.
Облегчается работа библиотекарей при вводе новых записей с использованием машиночитаемых словарей, что позволяет избежать ошибок ручного ввода, а, следовательно, быстрее осуществлять ввод записей в БД.
Но есть определенный трудности в нашей совместной работе (минусы):
Огромный объем получаемой информации, которую необходимо просмотреть и загрузить в базу данных.
Много работы по выявлению и исправлению ошибок.
В нашем договоре, который мы принимали совместно, установлено, что с момента обнаружения ошибок библиотека, допустившая эти ошибки в записях, обязуется их устранить в течение 3-х рабочих дней. Но опыт работы показывает, что часто сотрудники не успевают просмотреть записи в определенный срок и вовремя подать рекламацию, а иногда просто легче самим исправить ошибки, чем ждать, пока придут новые файлы с исправленными записями. Выход здесь один: необходимо, чтобы все библиотеки-участницы очень внимательно изучали все рекомендации и правила по заполнению полей в БД и применяли их на практике. Так что, можно сказать, что это временные трудности, которые совместными усилиями возможно преодолеть.