О. Д. Опарина,
Зав. научно-методическим отделом
Научной библиотеки
Уральского государственного университета
Оптимизация комплектования университетской библиотеки
За прошедшее десятилетие под воздействием рыночной ситуации университетские библиотеки многому научились: поиску внебюджетных источников финансирования, искусству получения грантов; созданию и реализации корпоративных проектов; внедрению информационных технологий в библиотечные процессы и т.п.
Рыночная ситуация повлияла и на изменение традиционного подхода к формированию библиотечного фонда. Не секрет, что при плановой экономике происходил экстенсивный рост библиотечных фондов, так как одним из основных параметров библиотеки был общий объ¨м фонда. Чем крупнее и разнообразнее фонд, тем выше категория библиотеки, а, соответственно, и штат, и ставки библиотекарей. Качественный состав фонда, естественно, учитывался, но не являлся определяющим фактором.
Финансовые ограничения комплектования также были несущественны. Поэтому основными проблемами для комплектаторов были соблюдение сроков предварительного заказа в книготорговых организациях, контроль поступлений, распределение по подсобным фондам.
С начала 90-х годов бюджетное финансирование университетов, а, соответственно и библиотек, в части комплектования фондов быстро сошло к нулевой отметке. В середине 90-х годов в большинстве печатных публикаций сообщалось, что комплектование фондов в университетских библиотеках ориентировано на режим выдачи в читальном зале и на краткосрочном абонементе.
Фонды по естественным и прикладным наукам удовлетворяли предъявляемым требованиям, однако быстро ветшали при интенсивном использовании без соответствующего обновления.
Исходя из этого, в области комплектования университетским библиотекам в 90-е годы необходимо было решать задачи интенсивного обновления фондов в условиях отсутствия централизованного финансирования и одновременно вырабатывать новые критерии (политику) комплектования. Переход от максимального уровня комплектования к минимальному при последующем некотором улучшении положения завершился осознанием необходимости поиска путей для оптимизации комплектования фонда. Приходится констатировать, что народная мудрость как всегда права: нет худа без добра. Отсутствие бюджетного финансирования оказало побудительное воздействие на процесс комплектования фонда университетской библиотеки.
Ситуация заставила анализировать имеющиеся фонды с избавлением от залежей избыточной литературы, активно изучать потребности читателей, искать новые возможности и организационные решения для удовлетворения читательского спроса. Кроме того, недостаток финансовых средств заставил комплектаторов более ответственно подходить к принимаемым решениям по отбору документов.
Из внутренних библиотечных процессов комплектование является наиболее видимым. Ошибки в каталоге или книгохранении мало заметны для постороннего взгляда. Ошибки же в комплектовании (отсутствие необходимых документов, очередь на получение нужной книги, избыток невостребованной литературы) видны и читателю, и библиотекарю.
Сегодня в процессе реформирования системы высшего образования, постоянных изменений в учебном процессе университета, внедрения информационных технологий чрезвычайно важно быстрое адекватное реагирование комплектования библиотечного фонда на изменения внешней макросреды. Кроме того, необходимо оптимальное распределение финансовых ресурсов библиотеки.
Следовательно, для решения задачи оптимизации процесса комплектования требуется его научное и документальное обоснование.
Научные принципы комплектования университетской библиотеки
В научном аспекте следует сформулировать те принципы комплектования, основываясь на которых библиотека сможет строить всю свою деятельность в области формирования фонда. Они будут различаться для библиотек разных типов, но для университетских библиотек основными принципами можно назвать полноту и релевантность комплектования типов и видов документов в соответствии с потребностями основных групп пользователей [1].
Итак, первым принципом является полнота комплектования типов и видов документов в соответствии с потребностями основных групп пользователей.
В условиях недофинансирования университетских библиотек тезис представляется несколько спорным, однако, на наш взгляд, стремление к содержательному наполнению библиотечного фонда является основой формирования его информационной ценности. Дальнейшие вопросы сохранности и предоставления документов являются в сущности вторичными. Было бы что предоставлять и сохранять.
В настоящее время в университетских библиотеках нередко допускаются перекосы в комплектовании в сторону интенсивного пополнения учебного фонда для удовлетворения читательского спроса за сч¨т сокращения приобретения научной литературы и подписки на периодические издания.
Однако не следует забывать, что в существующей общественной модели именно периодические издания являются основным механизмом передачи знаний в науке и технике, а научная и дополнительная литература дают основу для научного и методического обеспечения процессов исследования и обучения в университете.
В международной практике деятельности университетских библиотек проблемы оптимизации комплектования в условиях бюджетного дефицита возникли ещ¨ раньше, чем в России, что заставило искать пути их решения, накапливать опыт и вырабатывать определ¨нные рекомендации.
Например, в американской литературе приводится рекомендация поддерживать баланс расходов на комплектование периодики и книг в соотношении 70/30. В действительности это соотношение может резко колебаться, но для научных библиотек университетов не должно отклоняться более чем на 10 пунктов. Кроме того, университетскими библиотеками США проводится финансовый анализ, учитывающий соотношение затрат на комплектование печатных и электронных изданий, соотношение роста цен на различные типы и виды изданий и бюджета на комплектование библиотеки. На основании анализа полученных данных разрабатывается стратегическая модель развития фонда, позволяющая в условиях сокращения финансирования комплектования сохранить его пропорции по различным дисциплинам и видам изданий, планировать соотношение печатных и электронных изданий, создавать проекты поддержки комплектования [2].
Поскольку библиотека университета по-прежнему выполняет функции кумуляции и хранения информации в интересах е¨ потребителей, постольку она и нес¨т ответственность за наполняемость, информационную ценность и уникальность собственного фонда.
Вторым принципом, неразрывно связанным с принципом полноты комплектования, является принцип релевантности комплектуемых документов информационным потребностям пользователей.
Проводимые в университетах научно-исследовательские разработки, инновационная деятельность, современные технологии обучения создают многоуровневые и разнообразные по тематике информационные потребности пользователей библиотеки.
Комплектование документов, обеспечивающих учебную деятельность, осуществляется в соответствии с нормами обеспеченности учебных дисциплин на основе требований государственных образовательных стандартов.
Реализация принципа релевантности комплектования университетской библиотеки представляет собой сложную комплексную проблему.
Что касается комплектования учебной литературой, особенно проблемным является комплектование изданиями гуманитарного профиля, поскольку на книжном рынке можно встретить до 40 названий однотипных учебников по философии, культурологии, социологии и другим дисциплинам. Большинство из них имеют учебные грифы и сопровождаются положительными рекомендациями. Однако, нередки случаи, когда даже известная фамилия автора не является гарантией высокого уровня содержания книги. Кроме того, сегодня комплектование осуществляется в условиях неч¨ткой информации, часто при минимальном наборе сведений об издании, например, по листам цен книготорговых фирм.
Учитывая, что средняя цена одного учебника давно превысила 100 руб., а потребности университетской библиотеки в отдельных учебниках могут исчисляться сотнями и даже тысячами экземпляров, ответственность за нерелевантность комплектования резко повышается.
В такой ситуации для библиотеки чрезвычайно важным является тесное взаимодействие с подразделениями университета с целью формирования механизма совместной ответственности за принятые решения как в процессе комплектования библиотечного фонда, так и в процессе его дальнейшего использования.
Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что актуальным направлением работы университетской библиотеки должен быть постоянный глубокий мониторинг информационных потребностей основных групп е¨ пользователей, который включает в себя анализ документов, регламентирующих учебный процесс (государственных образовательных стандартов, учебных планов специальностей, рабочих программ дисциплин и т.п.), анализ читательских запросов, возникающих в процессе библиотечного обслуживания, анализ информационных потребностей учебных и научных подразделений университета.
В результате реализации принципов полноты и релевантности комплектования университетская библиотека сможет сформировать политику развития собственного фонда на перспективу с уч¨том внешней макросреды, внутренних информационных потребностей, финансовых и технических возможностей.
Эта политика должна быть зафиксирована документально, и именно она должна стать руководством к решению задач оптимального комплектования библиотечного фонда.
Документальное обеспечение комплектования университетской библиотеки
Регламентирующей основой современного комплектования университетской библиотеки являются документы различных уровней: федерального, внутривузовского и внутрибиблиотечного.
К документам федерального уровня можно отнести государственные законодательные акты, документы, утвержд¨нные различными министерствами и ведомствами, государственные образовательные стандарты.
На основе документов федерального уровня утверждаются внутривузовские документы, непосредственно связанные с разработкой политики комплектования университетской библиотеки: Устав и перспективный план развития университета, постановления Уч¨ного совета, приказы ректора, учебные планы специальностей, рабочие программы дисциплин, планы научно-исследовательских работ и другие.
Вся информация из внутривузовских документов органично становится базой для создания внутрибиблиотечных документов, регламентирующих процессы комплектования фонда.
Основными внутрибиблиотечными документами являются: перспективный план развития библиотеки, тематико-типологический план комплектования, картотека или база данных книгообеспеченности учебного процесса, решения методического совета, распоряжения директора библиотеки по вопросам комплектования.
Из перечисленных выше документов роль кумулятивных инструментов комплектования фонда библиотеки должны играть реально действующие тематико-типологический план комплектования и картотека или база данных книгообеспеченности учебного процесса.
Необходимо отметить, что за несколько прошедших лет университетские библиотеки получили некоторые базовые нормативные документы, в которых заложены количественные и качественные параметры формирования библиотечного фонда.
Из них можно назвать «Примерное положение о формировании фонда библиотеки высшего учебного заведения» (приказ Министерства образования Российской Федерации от 27.04.2000 No 1246), «Минимальные нормативы обеспеченности высших учебных заведений учебной базой в части, касающейся библиотечно-информационных ресурсов» (приложение к приказу Министерства образования Российской Федерации от 11.04.2001 No 1623), «Требования к обеспеченности учебной литературой учебных заведений профессионального образования, применяемые для оценки соответствующих учебных заведений при их лицензировании, аттестации и аккредитации» (пункт 2 приказа Министерства образования Российской Федерации от 23.03.1999 No 716).
Среди библиотечных специалистов нормативы обеспеченности получили неоднозначную оценку в силу проблематичности их выполнения. В обсуждении данной проблемы дискутируются положения о процентном соотношении и степени устареваемости частей фонда, установленные нормативы обеспеченности по типам изданий в фондах дополнительной и научной литературы и прочие.
Однако следует признать, что количественно обозначенные показатели позволяют библиотеке представить обоснования, касающиеся финансирования комплектования и обеспечения доступа к электронным информационным ресурсам.
Вс¨ это является существенным аргументом для предъявления требований руководству университета с целью получения необходимого бюджетного и внебюджетного финансирования, что дало бы библиотеке возможность нормально жить и развиваться.
А дальше возникает вопрос: как развиваться? Можно прикладывать усилия к наращиванию документальных массивов в полном соответствии с нормативами обеспеченности, стремясь увеличить ресурсы для большего охвата контингента пользователей. Но нельзя не учитывать, что в эпоху информационного общества пользователи ожидают от библиотеки расширения возможностей получения информации, а не просто бесконечного роста документальных фондов.
Несомненно, что комплектование фондов электронных документов, формирование электронных библиотек научных и учебных ресурсов, доступных удал¨нным пользователям, позволят поднять обслуживание пользователей на новый качественный уровень предоставления информации.
Не стоит думать, что это перспективная задача, это насущная проблема российской реальности. В быстро изменяющейся ситуации уже сегодня имеется постоянно расширяющийся круг пользователей университетских библиотек, могущих и желающих получать информацию в электронном виде, требующих оперативного доступа к библиотечным ресурсам и разнообразия информационных услуг [3].
В условиях быстрого увеличения объ¨ма информационных ресурсов, доступных через глобальную сеть, и одновременного ограничения финансовых средств и физических возможностей роста фондов изменяются роли библиотекаря и библиотеки. Из хранителей информации они превращаются в посредников, обеспечивающих к ней доступ [1].
Одним из инструментов эффективного использования библиотечных ресурсов и реализации общей стратегии развития библиотеки является оптимизация комплектования е¨ фонда.
Эту оптимизацию можно представить в виде приоритетной последовательности действий по формированию фонда университетской библиотеки, которая свойственна именно университетским библиотекам и которая позволит университетской библиотеке выполнять все свои функции в полном объ¨ме.
На наш взгляд эта последовательность действий выглядит следующим образом:
Оптимизация процесса комплектования университетской библиотеки влеч¨т за собой изменения в технологических процессах, объ¨ме и ассортименте оказываемых услуг.
Появление разнообразных вариантов библиотечного обслуживания приводит к перепрофилированию существующих и возникновению новых структурных подразделений университетской библиотеки, а в конечном итоге - к изменению структуры всей библиотеки.
Задача университетской библиотеки - вовремя понять необходимость и своевременность принятия системных решений для собственного гармоничного развития и совершенствования.
Список литературы