Н. В. Нохрина,
Директор библиотеки
Уральской государственной
архитектурно-художественной академии
Совершенствование библиотечных технологий в библиотеке УралГАХА
УралГАХА – бывший Свердловский архитектурный институт – относится к категории элитных творческих вузов России по подготовке специалистов высшей квалификации в области архитектуры, дизайна, монументально-декоративного и декоративно-прикладного искусства. В октябре 2002 года ему исполнилось 30 лет. Столько же лет и библиотеке академии. Библиотека УралГАХА насчитывает 76958 экз., 26466 названий, фонд периодических изданий по архитектуре и дизайну, в т. ч. зарубежных — более 16860 экз. Читателей по единому читательскому билету 2500. Фонд библиотеки небольшой, но уникальный по своему содержанию – более 67% фонда составляет литература по искусству. Несмотря на молодой возраст, становление новых форм работы в библиотеке только начинается. Всего шесть лет назад, в 1996 году на единственном в библиотеке компьютере началось создание электронного каталога. К 2001 году он насчитывал около 2500 записей, включая, кроме новых поступлений, фонды зарубежной литературы и редких изданий. За последний год электронный каталог увеличился на 3000 записей (БО книг и статей) и сегодня составляет 5200 описаний книг и 1000 статей. Сказать, что все эти годы библиотека активно автоматизировала библиотечные процессы, было бы, по меньшей мере, неверно. Переход к новым формам работы по ряду причин происходил достаточно трудно. Электронный каталог создавался, так сказать, в долгий ящик, на будущее, не использовался в работе ни читателями, ни библиотекарями отдела обслуживания. Несмотря на то, что библиотека увеличивала парк компьютеров, открыла, как и другие библиотеки, зал Интернет, читатели использовали технику только для собственной работы. При этом сами сотрудники оставались в полном неведении о том, что же они сами могут извлечь для своей работы из факта наличия техники.
В 2001 г. в библиотеке сменилась часть коллектива, новые сотрудники пришли из Областной библиотеки им. Белинского, привнеся с собой опыт поиска инновационных технологических решений. Перефразируя классика, можно сказать, что мы все вышли из «Белинки». Сейчас в библиотеке трудится 9 человек. Кроме того, в начале того же 2001 г. в академии была принята и начала осуществляться долгосрочная Программа информатизации УралГАХА, в результате чего в академии открылось несколько залов с доступом в Интернет, возникла необходимость представить в глобальной сети свои ресурсы — в первую очередь электронный каталог книг. Поэтому первым шагом стало вступление в проект Корпоративная сеть библиотек Урала «Consensus omnium». Правда, над электронным каталогом (ЭК) пришлось потрудиться, чтобы он соответствовал требованиям, принятым в проекте. Именно поэтому в сводном каталоге присутствует менее половины всего нашего каталога, но работа продолжается, к середине будущего года ЭК нашей библиотеки в сводном каталоге будет представлен весь. Год работы в корпоративном проекте, представление своих ресурсов, позволил привлечь в библиотеку, как это ни странно, в первую очередь собственных преподавателей и сотрудников, прорекламировать библиотеку, ее ресурсы и возможности.
Библиотека оказалась с обычным набором программных и технических средств: локальная сеть, локальная версия АИБС, компьютеры, оборудованные стандартным пакетом Microsoft Office. Было решено использовать все это по полной программе, особенно АИБС «MARC». Сразу же в 2001 г. для читателей на всех компьютерах библиотеки, объединенных в локальную сеть, был выставлены ЭК книг и статей, несмотря на то, что библиотека имеет только локальную версию АИБС «МАРК».
Первым делом (вспомнив опыт первых лет Советской власти) в библиотеке началась ликвидация компьютерной неграмотности, наряду с ликвидацией социальной несправедливости, когда одни сотрудники создавали электронные ресурсы, а другие этого счастья были лишены. Обучение работе в МАРК, в Word, в Excel стали необходимы, потому что начался перевод рутинной части нашей работы в новые формы.
Начался ретроспективный ввод фонда в ЭК: сначала основной учебной литературы, затем тематический ввод. Сейчас идет ввод литературы по искусству, что является для наших студентов очень важным.
На кафедре общего абонемента была создана БД “Читатели”, где содержатся данные о читателе: фамилия, группа, номер читательского билета, подразделение/факультет, год перерегистрации, адрес. В поле “Досье” вносятся сведения об академических отпусках, наличии долга и т. п. Несмотря на ограниченные возможности МАРКа, в генераторе форм были разработаны формы формуляров.
В табличном процессоре Excel были созданы формы статистики, вернее одна форма, где отводилось место для отчета каждого читального зала. Сотрудник может вводить свои данные с собственного компьютера по локальной сети, а итоговая строка показывает статистику посещений и книговыдачи на текущий момент. Отпала необходимость вести тетради статистики и мучительно считать цифры в конце отчетного периода.
Так же как и статистику, в таблицах Excel мы ведем Книгу суммарного учета (КСУ), отказавшись от традиционной тетради. На листе электронной КСУ присутствуют все три части: Поступление в фонд, Выбытие из фонда, Итоги движения фонда. Столбцы первых двух частей заполняются в соответствии с “Инструкцией о библиотечном учете”, итоговая часть считается автоматически. В результате мы избавились от ручной работы, в любой момент времени можем дать цифры по фонду, легко учитываем объем финансирования за любой период. Правда, при распечатке листов КСУ мы столкнулись с тем, что в привычном формате развернутой книги сделать это нелегко. Но в четвертом номере журнала “Библиотеки учебных заведений” нашли подсказку – разместить графы не горизонтально, а вертикально. Тогда с левой стороны каждого листа будет вертикально располагаться шапка КСУ, а записей КСУ будет столько, сколько войдет на лист.
Ведутся служебные электронные картотеки «Заказ» и «Инвентарная книга». Мы не пошли по пути ведения единой БД, куда последовательно вводятся данные на всех технологических этапах, что, казалось бы, технологически верно и обоснованно. Дело в том, что, во-первых, мы работаем в локальной версии МАРКа, во-вторых, наложило свой отпечаток разделение труда в отделе комплектования и обработки. Поэтому мы пользуемся пока старой схемой последовательной выгрузки записей из БД «Заказ» в БД «Инвентарная книга», из нее в рабочую БД, где вводится полное библиографическое описание и заполняются прочие поля, а после проверки записей администратором, записи подгружаются в общую базу данных книг. Как нам известно, такая технология существует во многих библиотеках, где работают с локальной версией.
Записи в БД «Заказ» вносятся из различных источников: книжных обзоров, каталогов, заказов преподавателей. Заносится вся информация, известная о книге, в т.ч. поля Автор заказа, Размещение заказа, Дата исполнения, Количество экземпляров, даже Ключевые слова. Для книготорговых организаций готовим списки литературы на заказ. Записи, относящиеся к выполненным заказам после выгрузки в рабочую БД, удаляются. Регулярно БД просматривается, устаревшие заказы, те которые невозможно выполнить по той или иной причине, при появлении современного аналогичного заказа так же удаляются.
В БД «Инвентарная книга» записи дополняются сведениями о номере записи и дате записи в КСУ, количестве экземплярах на инвентарном и безынвентарном учете. Листы инвентарной книги распечатываются и подшиваются, файл инвентарной книги архивируется.
МАРК позволяет распечатать лист инвентарной книги, но встроенная форма инвентарной книги не совсем соответствует Инструкции об учете библиотечного фонда, а, кроме того, файл, созданный в редакторе DOS, мучительно править в Worde, поэтому и хранить архив в виде DOS-файла нет смысла. Разработали в генераторе форму текстового файла, в котором поля инвентарной книги разделены специальными символами и, который легко в редакторе Word превращается в таблицу в виде принятой инвентарной книги. Те действия, которые производятся над текстовым файлом, могут быть записаны в макрос.
Создавая ЭК книг, мы стараемся внести как можно больше информации о документе. В частности, для учебной литературы мы вносим в поле « Примечание о целевом назначении» данные о наличии грифа МО или УМО. По этому полю легко найти литературу с грифом вообще и с конкретным грифом в частности Кроме того, с помощью несложной формы и используя данные о количестве экземпляров, можно подсчитать число экземпляров с грифом. В качестве чего и для каких специальностей рекомендуется пособие – все эти данные вносим в поле « Продолжение заглавия ».
Отказавшись от карточной картотеки книгообеспечения, стали заполнять соответствующее поле:
Тип литературы – научная, учебная, справочная, художественная
Кафедра – аббревиатуры кафедр, использующих данное пособие, как основное
Специальность
Факультет – переименовали в Дисциплину и заносим названия дисциплин, указывая в скобках, через точку компонент и цикл.
Наполняемость – это поле мы переименовали в «Количество студентов» и заносим суммарное количество студентов по указанным выше специальностям.
Форма, созданная в генераторе, выводит список литературы, отобранной по конкретной специальности/дисциплине, с указанием обеспеченности по каждому учебнику и суммарной обеспеченностью всей литературой по дисциплине. Обеспеченность данным учебником считается как результат деления количества экземпляров на количество студентов.
Мы видели автоматизированные картотеки книгообеспеченности на сайте журнала “Библиотеки учебных заведений” и картотеку книгообеспеченности в УГТУ-УПИ. Но, мне кажется, что конвертация части ЭК в другую программу утяжеляет технологический процесс и усложняет его. Все-таки картотека книгообеспеченности должна быть составной частью книжной базы данных.
Работу администратора по проверке баз данных мы постарались так же облегчить. Самое сложное в проверке выявить орфографические ошибки, лишние пробелы, двойные знаки препинания. Библиотеки, имеющие в штате программистов, пишут небольшие программы, которые выявляют лишние знаки в словах. Основные поля, в которых трудно выявить орфографические и прочие ошибки это – Заглавие, Продолжение заглавия, Ключевые слова, Персоналия. Тем более, в словаре большая часть этих полей не видна. По словарям этих полей в АИБС «Марк» создаются текстовые файлы, в которых затем в редакторе Word проверяется орфография автоматически по F7. С помощью команды «Найти» находим парные пробелы, парные знаки препинания, пробелы в конце поля (как сочетание знаков пробели абзац). Найденные ошибки копируются в новый файл, тем самым создается листинг ошибок. Используя его, в базе данных АИБС «МАРК» находим эти ошибки и исправляем.
В электронную форму мы стараемся перевести служебные картотеки. В настоящее время, в связи с тем, что началась внутренняя работа по приведению в порядок карточного систематического каталога, в АИБС «МАРК» мы создали Систематическую контрольную картотеку (СКК). Несмотря на то, что в этой картотеке заполняется всего три поля Индекс ББК/ Индекс УДК, Заглавие (рубрика СК), Ключевые слова, оказалось, очень удобно пользоваться ею при систематизации литературы и распечатывании некоторых карточек АПУ. Особенно в условиях, когда появляются новые отрасли знаний, разделы науки, применительно к вузовской библиотеке – это новые направления, специальности, дисциплины. Тем более что МАРК не позволяет использовать авторитетные файлы, эта картотека в какой-то мере восполняет этот недостаток.
При переводе всех циклов работы на компьютерный уровень, актуальна проблема сохранности информации, хранения архивов, способности извлечения из них информации. В библиотеке обязательно архивируются базы данных, а электронные картотеки в виде текстовых файлов формата doc (Инвентарная книга, КСУ).
Работа в двойном стандарте очень часто вызвана еще и тем обстоятельством, что часто в коллективе ограниченное число сотрудников владеет новыми технологиями, и, как правило, это самая подвижная часть коллектива, очень часто именно такие сотрудники увольняются в первую очередь. А при появлении новых сотрудников идет долгий процесс адаптации, обучения, часто с потерей наработок, так сказать «ноу-хау». Поэтому приходится каким-то образом обезопасить себя от подобных потерь. Кроме обучения сотрудников работе в новых условиях, тем приемам, которыми владеют более опытные сотрудники, мы решили восстановить и переработать всю существующую технологическую документацию. Библиотека до 2000 года была коллективом устоявшимся, что накладывало свой отпечаток и на методическую работу: вся документация от должностных инструкций до картотеки методических решений относились к середине 80х-началу 90-х годов. В первую очередь, решили восстановить технологическую документацию на весь путь книги от заказа до списания, с учетом ведения соответствующих баз данных, разделения труда в библиотеке. Разработаны инструкции «Заказ книг», «Прием книг», «Учет книг», «Списание книг», «Оформление подписки». Вместе с сотрудниками, занятыми на конкретном участке работы, отрабатываем оптимальную схему, стараясь исключить ненужные действия, отразить особенности работы с базой данных. Так, в инструкции «Учет книг», пришлось внести все особенности движения финансовых документов, принятых в академии. Попутно выяснили, какими навыками должен обладать сотрудник, принимаемый на конкретную должность. В результате, в соответствующих должностных инструкциях появились требования уметь работать с АИБС «МАРК», владеть навыками работы в Word и Excel, в должностных обязанностях есть указание на работу с базами данных.
Кроме этого, были разработаны паспорта баз данных. По своему опыту знаю, что в начале 90-х годов, когда отделы АСУ в библиотеках пытались регламентировать процесс возникновения баз данных, библиотеки отнеслись к этому как излишнему формализму. Сейчас, когда сформировались направления работы библиотеки в создании электронных каталогов и картотек, сформированы и ведутся постоянные БД, это стало необходимостью. Паспорта БД так же являются частью технологической документации библиотеки. В нашей библиотеке ведется 3 основных БД:
и 8 постоянных рабочих:
Паспорт БД содержит следующие разделы:
Наличие технологической документации уже сейчас облегчает взаимозаменяемость сотрудников, введение нового сотрудника в новую для него технологию. Владение библиотекарями программными средствами обработки документов, таких как приложения Microsoft Office, становится обязательными, что в конечном итоге повышает эффективность работы и самооценку самих библиотекарей.