Г. Р. Шевчук
Хорошо забытое старое: анализ использования фондов научной библиотеки
В специальной литературе использование фонда определяется как отношение числа документов, затребованных в определенный период времени, к общему количеству документов в фонде [4. – С. 59].
Понимая цели и задачи, которые стоят перед библиотекой, мы стремимся максимум внимания уделить фонду как основе функционирования всей системы. Для принятия верного решения по созданию фонда, организации и функционированию библиотечного фонда на текущее время и перспективу, для решения кадровых перестановок, необходимо иметь полную информацию о нем, то есть изучить фонд.
Изучение библиотечного фонда преследует многие цели:
Ранее проблемы и методики изучения библиотечного фонда рассматривались в работах Н. А. Рубакина, А. А. Покровского, большой вклад внесен в эту область Ю. В. Григорьевым.
Изучение библиотечного фонда проводится в двух формах: централизованное и индивидуальное изучение.
Централизованное изучение фонда практиковалось в 70-е годы XX века в сети фондов родственных библиотек страны или отдельного региона, взаимодействующих по единой программе. Возглавляли эту работу крупнейшие научные и публичные библиотеки – РГБ, РНБ, ГПНТБ. Централизованное изучение проводилось, как правило, периодически.
Последние работы по изучению использования фонда относятся к 80-м годам XX века. Существовала программа исследования 1979 года «Эффективность использования книжных фондов в библиотеках вузов Урала», которая завершилась в 1982 году.
Индивидуальному изучению подвергается фонд одной конкретной библиотеки. Существует следующие методики его проведения:
Каждая библиотека строит такую программу в зависимости от собственных условий.
Изучение фонда помогает выявить пробелы в комплектовании, определить хронологические рамки использования отдельных документов. Но можно ставить своей целью и одновременное изучение всех аспектов развития фонда.
Изучение фонда проводится на основе нескольких методов:
Все методы изучения библиотечного фонда используются в комплексе, только тогда они дают всестороннюю и объективную информацию о фонде для перспективного его развития.
В профессиональной литературе предлагаются следующие приемы для подсчета использования документов на территории библиотеки:
Исследование использования фонда может показать неэффективность использования. Фонд может использоваться неэффективно по различным причинам: хранилище неудобно для пользователей; хранилище устарело; недостаточное число экземпляров часто запрашиваемых документов; время выдачи документа на руки слишком продолжительное; другие библиотеки предоставляют более качественные услуги в некоторых предметных областях.
Высокий уровень использования фонда не может быть достигнут только путем расходования дополнительных средств и приобретения активно спрашиваемой литературы. Библиотеке необходимо освобождаться от неиспользуемых книг и достичь таким образом более высокого показателя использования фонда.
В 1990 году Н. И.Подкорытова в статье «Место перераспределения литературы в процессе фондообразования и фондорегулирования» выделяет некоторые факторы, влияющие на этот процесс в целом [7]. Это:
а) динамичность фондов;
б) полнота фондов;
в) профилирование фондов;
г) старение научной литературы.
Динамичность фонда проявляется в разделении фонда на части, последующем их слиянии, ликвидации или образовании новых фондов. Этот фактор активизирует перераспределение фондов внутри единой библиотечной системы (отдельной библиотеки) и на уровне межсистемного взаимодействия (региональный и российский).
Как выглядит динамичность фонда на уровне НБ УрГУ?
1990 год – выделение основного книгохранения с единственным и обязательным экземпляром. Затем в 1995 году был организован фонд иностранной литературы, в 1997 – фонд периодических изданий, в 2003 произошло объединение дореволюционной литературы в отделе редких книг. В 2004 году выделены книги последних лет издания в фонде зала открытого доступа.
Фонды библиотеки НБ УрГУ подвижны, сотрудники библиотеки чутко реагируют на запросы пользователей, используют все возможные ресурсы для удовлетворения спроса. Например, выделение единственного и обязательного экземпляра в основное книгохранение и выдача данной литературы в научный читальный зал обеспечили безотказность обслуживания пользователей.
К 2002 году в фонде ОКХ находилось уже 160 тыс. книг. Выдача в день достигла 1000 экз. Читальный зал не мог вместить всех желающих. Встал вопрос о перераспределении потока заявок, потока читателей. Также был исчерпан резерв площадей основного книгохранения.
Из основного фонда выделяется литература, изданная в XIX веке, около 18 тыс. экземпляров. Она передается в отдел редких книг, что позволяет перераспределелить поток читателей и заявок. 15% от общего числа заявок (более 100 тысяч в год) научного читального зала теперь переходит в отдел редких книг (ОРК). Такое перемещение в отдел с более жестким режимом выдачи помогает обеспечить большую сохранность дореволюционной литературы.
В 2002 году проводится анализ использования фонда основного книгохранения. Использован метод просмотра активно спрашиваемой литературы. С 1990 года в отделе книгохранения (ОКХ) ведется картотека активного спроса. Карточки на активно спрашиваемую литературу расставлены в систематике и по алфавиту, картотека постоянно дополняется.
Например, отдел «Политика»: исследовано 253 книги от 2000 до 1900 года издания, книговыдача составила 10 307; отдел «Искусство»: просмотрено 647 книг, годы издания 2001–1894, книговыдача – 26 535.
Очень показателен отдел «Экономика», в котором спрашивались книги с 1890 по 2001 годы издания. Всего запрошено 856 названий книг, книговыдача – 47 027. При изучении данных исследования мы видим: активный спрос идет на литературу последних 15 лет издания. Книги же по языкознанию и искусству являются исключением, только подтверждающим правило.
В результате такого исследования мы определили, что активным спросом пользуются книги с 1996 года издания. Всего исследовано книг 7 206, книговыдача – 364 503.
В результате такого исследования мы видим часть активно спрашиваемого ядра фонда. Но нет полной картины книговыдачи хотя бы по некоторым параметрам. Поэтому следующее исследование проводилось фронтально – просматривались все книги, поступившие в книгохранение с 2000 года. По результатам этого исследования мы смогли выделить фонд для зала открытого доступа (ЗОД).
Исследовано около 10 тыс. единиц хранения. Метод просмотра книжных формуляров показал:
Выявлена интересная закономерность – в течение ряда лет объем книговыдачи совпадает. Количество книг с выдачей до 3 раз, до 5 раз, до 10, и далее совпадает в 1996, 1998, 1999, 2000 году.
В 2004 году из основного книгохранения были переданы в зал открытого доступа книги последних лет издания. На 1.07.2005 фонд ЗОД составлял 11 920 книг. Первые итоги работы показали правильность выделения именно этого ядра фонда. Книговыдача за период с января по июнь составила 37 тыс. книг. Обращаемость этого фонда составила 3,3 .
Книговыдача в научном читальном зале, который обслуживает основное книгохранение, такова:
Год |
2001 |
2002 |
2003 |
2004 |
2005 |
Фонд |
146000 |
151500 |
140000 |
129000 |
131000 |
Книговыдача |
82957 |
81872 |
94853 |
79052 |
47692 |
Обращаемость |
0,56 |
0,54 |
0,67 |
0,61 |
0,36 |
Обращаемость основного фонда – 0,4–0,7. Следует напомнить – перед нами фонд, который подлежит хранению. Но даже в нем такая большая книговыдача. Картина изменилась в 2005 году в связи с выделением литературы с 2000 года издания в ЗОД.
Основная книговыдача проходит на абонементе гуманитарной литературы. Здесь обращаемость фонда в среднем равна 1,2. Фонд абонемента постоянно растет, но растет и книговыдача.
Все приведенные результаты исследований доказывают разумность структуры фондов НБ УрГУ, четкость организационного построения, широту использования возможностей данного библиотечного фонда.
Сейчас несколько слов о полноте фонда.
В исследованиях данного фактора применяется статистический метод, максимально используя электронный каталог. Первое – поступления за последние годы в наименованиях.
В течение ряда лет выдерживается одинаковая пропорция поступлений в фонд:
В 2004 году было акцентировано внимание на увеличении числа поступлений естественной литературы. Вот и вырос процент от общего числа поступлений – 19%, против обычных 15%.
Вопрос о необходимости увеличения поступлений естественно-научной и технической литературы в фонд библиотеки – риторический вопрос. Современное книгоиздание не может предоставить нам большого выбора данной литературы, за исключением, пожалуй. только литературы по программированию и вычислительной технике.
Мы провели анализ поступлений за последние годы новых учебников. От количества поступивших наименований учебная литература составляет 3–5%. Из этого числа учебники естественно-научного профиля – это 1%. Учебная литература по гуманитарным дисциплинам составляет 2–3% от общего числа поступивших наименований.
Примером выборочного анализа полноты фонда может служить подбор литературы по плану курса «Философия науки», обязательного с 2006 года. В программе курса для основного чтения рекомендовано 58 названий, 27 наименований присутствуют и в библиотеке, и в специализированном читальном зале – кабинете философии, 20 – находятся только в библиотеке, 8 наименований принадлежат только подсобному фонду кабинета. Всего в библиотеке пользователь может ознакомиться с книгами 53 наименований из 58.
Таков результат проверки полноты фонда по одному из курсов. Результат неплохой, в фонде найдено 90% рекомендованной литературы. Лишь 10% отсутствует в фонде. Это лишь один из учебных курсов, в плане – работа со следующими.
Одна из задач сегодняшнего дня – докомплектование фонда научной библиотеки изданиями 1991–1998 годов, которые отсутствуют в библиотеке. Нас интересует единственный экземпляр, приобрести его в настоящее время мы может через обменные фонды других библиотек, через сеть магазинов, а также получая подарки от наших пользователей. Какой большой поток книг идет в библиотеку от бывших и настоящих ее читателей! Именно из этого потока мы вычленяем отсутствующее у нас издание, восполняем его. Думается, мы просто обязаны сохранить в своих фондах детища перестройки.
Многие могут возразить – а как же процесс обновляемости фонда? Об обновляемости можно говорить, исследуя фонды учебной литературы, подсобные фонды абонементов. Но для основного научного фонда книгохранения нужно во главу угла ставить требование полноты представленного фонда.
Нами было проведено и такое исследование полноты комплектования фонда. Это исследование можно привести примером библиографического метода исследования фонда. Издательство «Наука» представило нашему вниманию книги в тематическом плане в следующем количестве: в 2001году – 504 названия, в 2002 – 551, в 2003 – 506, в 2004 – 574. Из заказанных по темплану наименований в библиотеку поступили: по темплану 2001 года – 370; 2002 – 260; 2003 – 180; 2004 – 174.
Очень жаль, что мы не может дать хотя бы приблизительные данные о региональных изданиях. Такое комплектование держится только на книгообмене вузовских библиотек. И здесь большое значение имеет субъективный фактор – добросовестность сотрудника обменного фонда, если таковые имеют место быть в библиотеке. (Хотя, не будем умалять и значение финансовой стороны дела). Научная библиотека УрГУ связана партнерскими отношениями с библиотеками 32 вузов России. Мы получили уникальные издания Оренбурга, Стерлитамака, Перми, Костромы, Ярославля, Архангельска, Перми, Шадринска, Тобольска. Но работа по книгообмену требует реорганизации. Плохо, что мы чаще выполняем заявки Минессоты, Библиотеки Конгресса США, библиотек Германии, чем близких и так необходимых нам соседей.
Фактор старения научной литературы мы можем с полным правом выявить в движении литературы подсобных фондов.
В библиотеке НБ УрГУ 21 подсобный фонд: это читальные залы, фонды кабинетов факультетов или кафедр. Любой подсобный фонд обязан избавляться от литературы непрофильной или невостребованной. На современном этапе процесс этот ускорился. При больших поступлениях последних лет руководители подразделений библиотеки вынуждены постоянно просматривать и отбирать литературу на списание.
В течение достаточно большого периода наша библиотека поддерживает фонд в одном объеме. Цифры таковы:
1987 |
1 126 479 |
1989 |
1 110 398 |
1990 |
1 108 508 |
1994 |
1 073 000 |
1995 |
1 077 263 |
2001 |
1 113 098 |
2002 |
1 116 436 |
2003 |
1 126 495 |
2004 |
1 137 878 |
Мы очень стеснены площадями, не можем позволить себе рост фонда. Активный анализ использования фонда позволяет видеть узкие места в комплектовании фонда, в сохранности фонда.
В библиотечной среде бытует мнение о списании библиотекой такого же количества экземпляров, сколько было получено в прошедшем году. Для нашей библиотеки, как и для большинства библиотек, стесненных в площадях, такая постановка вопроса справедлива. Постоянно обновлять фонды подсобных фондов библиотеки, чтобы удовлетворить спрос пользователей в полной мере, означает постоянно удалять из подсобного фонда невостребованную литературу. Только тогда обращаемость фонда будет на должном уровне.
В 2003 году был проведен анализ использования некоторых отделов абонемента гуманитарной литературы, таких как Ч4 «Педагогика», Ч6 «Журналистика», Ш5 «Литературоведение». Невостребованным оказалось 12 % фонда. В результате встал вопрос об активизации работы с подсобным фондом АГЛ.
В период с 2003 года по 2005 год включительно в подсобный фонд АГЛ поступило 13,5 тысяч книг, что составляет 20% от общего числа фонда. Выбыло около 11 тысяч книг, что составляет 16% фонда АГЛ. Мы действительно проводим модернизацию данного подсобного фонда.
Примером хорошей организации работы в этом плане стал кабинет истории – профильный читальный зал исторического факультета. Его подсобный фонд составляет 45 000 единиц хранения. Ежегодно принимая в свой фонд от 4 до 6 тысяч новых книг, этот подсобный фонд старается сдать от 3 до 6 тысяч старых или дублетных книг. А в результате мы имеем обращаемость фонда, равную 3, при ежегодной книговыдаче в 140–150 тысяч книг.
Постоянное обновление курсов и специализаций заставляет и преподавателей вуза следить за новыми поступлениями. Зал открытого доступа, предоставив информацию о новых учебниках по профилю преподавания, подтолкнул преподавателей к активному сотрудничеству с отделом комплектования.
С 2001 года в библиотеке возобновил свою работу Совет по комплектованию, призванный обеспечить тесный контакт библиотеки и университетских кафедр. Но только картина огромного количества новых учебников, представленных в ЗОДе в единственном экземпляре, заставила преподавателей активизироваться. Вывод: мы правильно поступили, стараясь приобрести хотя бы по одному учебнику по тематико-типологическому профилю комплектования фонда.
Как вы успели заметить, всякое исследование использования фонда ведет к вопросам комплектования. Наши усилия по изучению фонда НБ УрГУ в общем были направлены на улучшение качества комплектования фонда, на выявление слабых звеньев этой работы, на преодоление выявленных проблем. Будем надеяться, что проводимые нами исследования помогут обогатить наш фонд.
Исследование использования фонда библиотеки – работа многогранная, бесконечная, благодатная. Результаты анализа использования фонда используются при:
Список литературы