О. Д. Опарина, О. Г. Васильев
Организация работы с электронными документами в университетской библиотеке
Введение
В конце 20 века развитые страны, пройдя этап постиндустриального развития, вступили в эпоху "информационного общества". Информационное общество характеризуется высокоразвитой информационной сферой, которая включает деятельность человека по созданию, переработке, хранению, передаче и накоплению информации. Информация становится важнейшим стратегическим ресурсом общества и занимает ключевое место в экономике, образовании и культуре. (1)
Появление и широкое распространение электронных документов (далее ЭД) привели к тому, что они стали неотъемлемой частью информационных ресурсов. Сегодня рынок электронной информационной продукции, быстро развиваясь, охватил все сферы общества: научную, общественную, социально-экономическую и другие. (7)
Библиотеки, как социальный и информационный институт одновременно, не остаются в стороне от мировых тенденций развития и поэтому вынуждены определять в комплексе все вопросы, связанные с получением, а также организацией хранения и предоставления ЭД.
Основы работы с ЭД
Под ЭД в настоящее время подразумевается упорядоченная информация, существующая в электронной среде. Поскольку для считывания электронной информации необходимо техническое, программное и лингвистическое обеспечение, то понятно, что для пользования ЭД требуются компьютеры с соответствующим программным обеспечением и сетевое оборудование.
Исходя из физического способа существования, ЭД можно разделить на локальные и сетевые. Локальными являются те документы, где информация зафиксирована на материальном носителе (дискете, CD-ROM, DVD-ROM и т.д.). Сетевыми ЭД обозначают любые сетевые информационные ресурсы (т.е. онлайновые журналы, библиографические БД, Web-страницы, книготорговые каталоги и пр.). (7)
Определяющими факторами для работы с ЭД в библиотеках можно назвать несколько:
Технические возможности. Они определяются мощностью и архитектурой библиотечных серверов, рабочих станций, их программным обеспечением, наличием локальной сети, выхода в Интернет, а также типами каналов связи (факс-модемный или оптоволоконный).
Экономические затраты предполагают оплату аппаратного и программного обеспечения, инженерно-технологического сопровождения, обучения библиотечного персонала, оборудования помещений и оплату доступа.
Качество предоставляемой информации и электронного доступа в целом можно также назвать одним из существенных факторов работы с ЭД. Прежде, чем затратить немалые средства на электронный доступ к серверу, потребитель должен убедиться в качестве и содержании имеющейся на нем информации. Для этого многие распространители электронных продуктов предоставляют библиотекам или временный бесплатный доступ к серверам, или свободный доступ к аннотациям и оглавлениям электронных изданий. Из этого опытный пользователь сможет получить и оценить необходимую информацию об изданиях. (2)
Эффективное использование и востребованность ЭД имеют немаловажное значение в обращении библиотеки к работе с ними. Основными критериями эффективного использования являются скорость получения ЭД, полезность полученной информации, удовлетворенность информационной потребности пользователя, а также возможность дальнейшей переработки текстовой информации. Для оценки возможностей доступа в целом называют скорость доступа к Web-серверу, уровень его гипертекстовой структуры и навигации, "дружелюбность" интерфейса и другие. (2)
Лишь после оценки всех факторов работы с ЭД можно вести речь о формировании фонда и использовании электронных ресурсов в библиотеке.
Комплектование и учет ЭД
Начальным этапом формирования фонда, как известно, выступает процесс комплектования, предполагающий изучение информационных потребностей пользователей и рынка информационной продукции. Результатом сопоставления этих составляющих является отбор необходимых документов в фонд.
В таком случае следует определить, что понимается сегодня под термином "комплектование ЭД"?
Комплектование локальных ЭД практически не отличается от комплектования документов на традиционных носителях. Логически решаемы вопросы с их учетом, библиографическим описанием и использованием. Так, в новой "Инструкции об учете библиотечного фонда" определены принципы суммарного и индивидуального учета ЭД.
В библиотеки сегодня поступает большое количество дискет и оптических компакт-дисков. Приобретение возможно любым традиционным способом: в магазинах, в дар, в распространяющих организациях и т.д. Условно их можно разделить на:
В соответствии с инструкцией единицами учета фонда электронных изданий являются дискета и оптический компакт-диск, а также названия. (3)
Самостоятельно существующие ЭД проходят инвентаризацию в отдельной инвентарной книге с указанием материального носителя. ЭД в виде приложений к книгам не проходят индивидуальный учет, т.к. не используются самостоятельно. Диски-приложения к журналам, как правило, представляют подборку демоверсий программ, прикладных программ, каталогов, компьютерных игр и другой полезной информации. Используются независимо от журналов и могут быть учтены как документы временного хранения.
Электронные документы служебного назначения подлежат финансовому учету, но на баланс не ставятся.
В книге суммарного учета введены графы для дифференцированного учета как всего фонда электронных изданий, так и его частей.
Из профессиональной печати известно, что в стадии окончательной доработки находится стандарт по библиографическому описанию электронных ресурсов.
В отношении сетевых документов, на наш взгляд, речь об их комплектовании может идти в случае, когда библиотека оплачивает и приобретает ЭД, ставя и храня в дальнейшем на собственном сервере. Получая доступ, библиотека фактически выполняет функции электронного МБА, т.к. документ предоставляется во временное пользование. (5)
Широкое использование электронных изданий совершенно необходимо сегодня для специалистов-комплектаторов в процессе комплектования фонда. Получая доступ к Web-страницам издательств, издающих организаций, книготорговых фирм, комплектатор имеет возможность получать наиболее полную и свежую информацию об изданиях, проводить точный тематический отбор и осуществлять непосредственный заказ. (2)
Каталоги издательств и подписных агентств на CD-ROM позволяют вести как текущее, так и ретроспективное комплектование с использованием всех поисковых возможностей.
Получив достаточно полное представление о рынке книжной и электронной продукции, библиотечный специалист решит задачу выбора оптимального соотношения между традиционными и электронными документами.
При формировании фонда ЭД можно использовать общие рекомендации ЮНЕСКО для отбора их в фонд библиотеки. Эти критерии таковы:
Важным фактором при выборе между традиционным и ЭД является экономический. Цена электронного издания, как правило, на 20-25% ниже цены печатного аналога. Кроме того, многие зарубежные издательства в случае покупки печатной и электронной версии издания делают значительные скидки, предоставляют доступ к своей электронной библиотеке.
Актуальной формой сотрудничества в комплектовании сегодня становится кооперация библиотек в подписке на иностранные журналы. Создан и работает Информационный вузовский консорциум (ИВК) по подписке на журналы через компанию SWETS, объединяющий 7 вузовских библиотек Москвы, Санкт-Петербурга, Воронежа, Иркутска, Екатеринбурга. Библиотеками УГТУ и УГЛТА принято решение об участии в ИВК, т.к. подобная форма кооперации значительно улучшает информационное обслуживание пользователей. По достигнутой договоренности оплата печатного варианта выбранного библиотекой журнала позволяет получить от издательства одновременно электронный аналог, а кроме того доступ ко всем выписанным участниками консорциума электронным журналам. При крупном заказе возможен доступ к электронным библиотекам издательств.
Ведущие специалисты и в России, и за рубежом видят в будущем создание на различных уровнях (отраслевом, региональном и др.) пересекающихся консорциумов, с помощью которых пользователям будет доступен гигантский виртуальный фонд научной информации. (6)
Формируя фонды ЭД, библиотеки не только приобретают ЭД, но и преобразуют в цифровую форму материалы из своих фондов на традиционных носителях. Библиотека УГТУ планирует в 2001 году приступить с согласия праводержателя к оцифровыванию материалов из наиболее ценных и спрашиваемых справочников с целью их сохранности и эффективного использования. Например, новое издание "Справочника конструктора-машиностроителя" Анурьева стоит свыше 7000 руб. При ограниченности финансовых возможностей библиотека имеет его в единственном экземпляре, а читательский спрос на справочник огромен. Следовательно, возникают проблемы предоставления информации широкому кругу читателей и одновременно сохранности библиотечного фонда. Оцифровка материалов позволит решить обе проблемы.
Темпы роста ЭД стремительно возрастают несмотря на общий рост книгоиздания в мире. Если несколько лет назад в российских библиотеках не упоминалось об ЭД, а единичные компьютеры решали только проблемы создания ЭК, то сегодня фонды ЭД формируются и растут, изменяя и содержание фонда, и библиотечное обслуживание.
В библиотеке УГТУ фонд ЭД основан в 1997 году, а в 2000 году он превысил 200 единиц. Кроме того, в нынешнем году библиотекой были приобретены полнотекстовые информационные системы "Кодекс" и "Стройэксперт". В последние 2 года регулярно предоставлялся доступ к библиотекам издательств Elsevier, Springer, Kluwer; к полнотекстовым базам Medline, EBSCO.
Вопросы организации работы с ЭД решались по мере их возникновения. Сначала принимались решения по учету поступающих в фонд изданий, их библиографическому описанию, определению места хранения. Результатным технологическим процессом в любой библиотеке является обслуживание, организация предоставления информации пользователю.
Организация предоставления ЭД
В нашей библиотеке с самого начала формирования фонда ЭД было принято решение о едином месте их хранения и обслуживания. Таким местом был избран научно-библиографический отдел (далее НБО), в структуре которого в 1999 году был открыт зал Интернет на 5 мест для преподавателей, сотрудников и аспирантов. Специально для обслуживания локальными ЭД был установлен мультимедийный компьютер с лазерным принтером.
Как показала практика, зал Интернет стал именно тем звеном, которого недоставало в структуре библиотеки. Услуги и фонд зала постоянно востребованы, осуществляется предварительная запись читателей для работы на компьютерах по телефону и лично.
Организация обслуживания пользователей основана на следующих принципах:
Экономия затрат. Статистика показывает, что количество пользователей, свободно владеющих иностранным языком, не превышает 5-10%. Кроме того, при чтении с экрана монитора из сознания теряется до 30% полезной информации. Наконец, многие CD-ROM, такие, как "Российская национальная библиография", каталоги издательств, являются уникальными, имеют сложный интерфейс, для работы с ними нужны определенная подготовка и опыт. Поэтому, исходя из стоимости машинного времени и вышесказанного, следует признать необходимость в информационном посреднике. При запросе сотрудники НБО предлагают совместный поиск пользователю, позволяющий быстро и эффективно получить информацию, не занимая надолго компьютер. Читатель получает готовый результат в виде файла на дискете или распечатки.
Сохранение оригинальных носителей ЭД. Так же, как в традиционной библиотечной технологии, для работы с ЭД необходимо различать документы временного хранения, постоянного хранения и особо ценные документы. Если CD-ROM-приложения к журналам типа "КомпьютерПресс" и "Hard'n'soft" содержат утилиты, компьютерные игры и т. д., а приложения к книгам - примеры программ, то представляется возможным выдать их читателю в зале Интернет или на дом под залог читательского билета на 1-2 дня, чтобы посмотреть и поработать на домашнем компьютере. Дискеты на дом не выдаются, информация с них может быть скопирована на дискету пользователя. ЭД постоянного хранения используются читателями в зале Интернет. Ценные ЭД (такие, как "Российская национальная библиография", "Брокгауз и Ефрон") вообще не выдаются читателям, к этим CD-ROM может предоставляться доступ через определенный контрольный центр, например, CD-сервер.
Удобство пользования ЭД. Принцип удобства, на наш взгляд, подразумевает несколько составляющих:
Учет и анализ работы по информационному обслуживанию. Статистический и содержательный анализ является важнейшей частью любой деятельности, т.к. показывает результат всей проделанной работы. Анализ статистики позволяет выявить проблемы и тенденции в работе и на этой основе прогнозировать дальнейшее развитие библиотеки.
Основываясь на перечисленных принципах, работа с ЭД в библиотеке УГТУ велась научно-библиографическим отделом по нескольким направлениям.
Выдача дисков и копирование информации с библиотечных дискет на дискеты читателей. Дисковыдача составила около 50% всего фонда ЭД. На наш взгляд, фонд хорошо востребован, если учесть, что многие диски не подлежат выдаче на руки читателям.
Выполнение тематических справок с помощью электронных энциклопедий, библиографических БД, ИПС "Кодекс" и "Стройэксперт", электронного сводного каталога статей (ЭСКС), а также поиска в Интернет. Практически ежедневно востребован ЭСКС, формируемый в рамках проекта "Consensus omnium: корпоративная сеть библиотек Урала". Активными пользователями ЭСКС стали студенты, особенно гуманитарных и экономических специальностей.
Выполнение адресных справок при помощи тех же источников информации. Составленный НБО справочник полезных адресов полнотекстовых баз, Web-страниц, электронных справочников, адресов электронного МБА объемом 50 адресов пользуется активным спросом и копируется читателям на дискету. За 1 месяц предоставлено 40 справок, что позволяет судить о перспективности данной услуги.
Предоставление полнотекстовых ЭД пользователям. Копируются ЭД, созданные в библиотеке (библиографические указатели, списки литературы). Используются ЭД, полученные путем сканирования печатных документов с переводом в читаемый электронный формат.
Отдельным аспектом работы является предоставление полнотекстовых ЭД из ИПС "Стройэксперт" и "Кодекс". Для работы со "Стройэкспертом" в библиотеке была создана программа регистрации пользователей, тематики их запросов и сведений о выполнении запросов. С помощью программы выяснилось, что основными пользователями ИПС стали студенты (63%). Хорошее наполнение базы показывает и количество обращений (около 200), и то, что за период использования количество отказов составило менее 6%. Таким образом можно судить об оправданности затраченных средств и проведенной работы. Так же активно используется правовая система "Кодекс". Количество обращений и процентное соотношение пользователей такое же, как и в "Стройэксперте".
Копирование ЭД из полнотекстовых баз в Интернет осуществимо, но проблематично в силу недостаточной мощности каналов связи, посему лишь терпеливый пользователь может воспользоваться этой возможностью
Электронный МБА. Новым подразделением в структуре НБО в 2000 году стал сектор электронного МБА, созданный в рамках программы "Автоматизация библиотек". Электронная доставка документов представляется чрезвычайно перспективным направлением работы, т.к. все крупнейшие российские библиотеки (ГПНТБ России, ГПНТБ СО РАН и др.) в настоящее время могут предоставлять за плату ЭД по заявкам библиотек. Работа уже начата, первые электронные копии документов получены по заявкам читателей библиотеки УГТУ. Планируется рост потребности в электронном МБА с увеличением информированности и читателей, и библиотек. Действовавшая договоренность о бесплатном взаимообслуживании средствами традиционного МБА утверждена в отношении электронного.
Сегодня мы видим, что разнообразие решаемых задач и предоставляемой информации (как бибилографической, так и текстовой) изменили функции и технологические процессы в НБО, ставшего в обобщенном смысле информационной службой библиотеки.
Проблемы работы с ЭД
Итак, лавинообразное возрастание информационного потока, а также способов получения, передачи и переработки информации повлекли за собой помимо новых возможностей и новые проблемы.
Повышение квалификации библиотечного персонала стало насущной потребностью. Современный специалист должен знать не только внутренние ресурсы библиотеки, но и сетевые, и глобальные ресурсы. Очевидно, что информатизация добавила библиотекарям много новых обязанностей, начиная от необходимости иметь уровень профессионального пользователя и заканчивая умением анализировать возможности многочисленных БД и ИПС.
Серьезной проблемой при работе в электронной среде является и неподготовленность пользователей. Практика показывает, что даже студенты, имеющие опыт общения с компьютером, испытывают трудности в поиске и получении нужной информации. Это же касается и архивирования получаемой информации, использования различных форматов, мультимедийной информации. Поэтому руководящее участие сотрудника библиотеки требуется большинству пользователей. (3)
Наконец, в диалектическом единстве противоречий находятся постоянно совершенствующееся аппаратное и программное обеспечение. Например, новые CD-ROM, поступившие в библиотеку, уже не читаются на имеющихся машинах, т.к. требуются компьютеры более современной конфигурации. Таким образом библиотека вынуждена периодически модернизировать и обновлять компьютерный парк для полноценного функционирования.
Заключение
Любая библиотека в ближайшем будущем не избежит превращения в гибридную структуру, совмещающую как традиционные функции, так и появившиеся с новыми инофрмационными технологиями. Уже сегодня трудно представить хорошую библиотеку без использования возможностей компьютера, однако невозможно свести е¨ смысл существования только к компьютерам. (5)
Нужно признать, что на рубеже веков и тысячелетий человеческая цивилизация переживает глобальные изменения, чему мы являемся свидетелями. Как мудро сказано, "не бывает времен плохих и хороших, бывает только время, в которое мы живем".
Литература
Острейковский В.А. Информатика: Учебник для вузов. – М.: Высшая школа, 1999.
Евстигнеева Г.А. Электронные издания в библиотеках // Компьютерная техника и технологии в библиотеках накануне третьего тысячелетия. - М., 2000. - С. 13-20.
Инструкция об учете библиотечного фонда // Библиотека и закон: Справочник.- Вып. 5.- М., 1998. - С. 242-265.
Майстрович Т.В. Оптические компакт-диски в зарубежных научных библиотеках // Научные и технические библиотеки.- 2000. - No8. - С.60-69.
Майстрович Т.В. Что делать с электронными публикациями? // Библиотека. - 2000.- No7. - С.27-29.
Багрова И.Ю. Фонды национальных библиотек: проблемы и стратегии 90-х годов. Обзор англоязычной литературы 1989-1998 годов // Библиотековедение. - 1999. - No2. - С.136-144.
Багрова И.Ю. Библиотеки и электронные документы. Реферат англоязычных статей 1998-1999 годов // Библиотековедение. - 2000. - No3. - С.43-46.